Melindan toimintaohje on kuvailuprosessin mukaan jäsennelty kokoelma yleisiä ohjeita Melinda-ympäristössä toimimiseen. Siihen on koottu linkit luetteloijan tarvitsemiin muihin ohjeisiin ja resursseihin. Se on tarkoitettu kaikkien Melinda-kirjastojen käyttöön, kuitenkin esimerkiksi kansallisbibliografian tai Varastokirjaston osalta kuvailuprosessin yksityiskohdissa voi olla eroja.
Toimintaohjeessa on lisäksi yksityiskohtaisia ohjeita Aleph- ja Aurora-kirjastojärjestelmällä kuvaileville kirjastoille.

Melindan työskentelykäytäntöjä ja apuvälineitä kehitetään jatkuvasti. Lisäksi Melindaan tulee mukaan uusia kokoelmia ja tiedontuottajia aika ajoin. Näistä syistä myös toimintaohjetta päivitetään tarpeen vaatiessa.

Ohjeeseen liittyvää palautetta voi lähettää osoitteeseen melinda-posti[at]helsinki.fi.

Melindassa työskentelyn periaatteet

Ohjeistukset ja standardit

Kuvailun perustana Melindassa ovat:

• RDA-kuvailuohjeet (aiemmin Kirjastoaineistojen kuvailusäännöt / ISBD Consolidated)
• MARC 21 -formaatin suomennos / MARC 21 på svenska / MARC 21 Format for Bibliographic Data (Kongressin kirjasto)
• Ohjeita formaatin soveltamiseen annetaan KUMEAn (Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä) laatimassa MARC 21 -sovellusohjeessa.
• KUMEA on laatinut myös aineistokohtaisia RDA-ohjeita eri aineistojen kuvailun avuksi.
• Sisällönkuvailussa ohjeena on Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmän (Sisku) tekemä Sisällönkuvailuopas. Opas on yksikielinen, mutta sisältää kaikki esimerkit sekä suomeksi että ruotsiksi.
• Aleph-järjestelmän käyttämiseen kuvailussa löytyy ohjeita Aleph-luettelointioppaasta (PDF, vaatii kirjautumisen Linnea2-intraan)
  
• Aurora-järjestelmän ohjeistus löytyy Aurora-wikistä (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)

Kaikkia virallisia asiasanastoja ja luokituksia voi käyttää. Samoin on mahdollista käyttää omia asiasanoja eli kontrolloimattomia hakutermejä MARC 21 -formaatin kentässä 653. Oman kirjaston luettelointikieltä saa käyttää eikä poimittujen tietueiden luettelointikieltä tarvitse muuttaa. Kuvailussa käytetään RDA-ohjeiden mukaisia ydinelementtejä ja suomalaisten kirjastojen sopimia lisäydinelementtejä. Melindassa voi olla myös kirjastojen hankintatietueita ja kustantajien ennakkotietoja, joiden kuvailun taso voi olla Melindassa suositeltua kuvailutasoa (4) matalampi.

Melindaan vietävä aineisto. Kaikenlaista kirjastoaineistoa voi kuvailla Melindaan. Melindaan voi kuvailla kaikkia aineistotyyppejä ja myös osakohteita. Myös paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston kuvailu Melindaan on suotavaa. Pois jätetään yleensä kuitenkin paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet.

Yhteinen data, yhtenäiset käytännöt. Metatietovarannossa työskentelyn lähtökohta on laadukkaan datan tuottaminen yhteiskäyttöön yhtenäisin periaattein. Melindaan tallennettavan bibliografisen metatiedon tulee olla käytettävissä yleisesti, nyt ja tulevaisuudessa. Paikallistietokantaan tästä yleistietueesta voidaan suodattaa oman organisaation tarpeiden mukainen kokonaisuus erilaisin asetuksin (replikointi- ja filtteriasetukset, ohjauskomennot, näyttöluettelon asetukset). Sama tietue voikin näyttää varsin erilaiselta metatietovarannossa ja paikallistietokannassa kirjaston valitsemista asetuksista riippuen. Puhtaasti kokoelma- tai nidekohtainen informaatio tulee sijoittaa paikallistietokannan tietoihin.

Metatietovarantoajattelu. Metatietovarannossa bibliografista metatietoa kartutetaan ja kehitetään keskitetysti yhteistyössä kansallisesti käytettäväksi. Kantavana ajatuksena on pyrkimys tehokkaaseen yhteistyöhön, päällekkäisyyksien välttämiseen ja jo tehdyn työn maksimaaliseen hyödyntämiseen. Tavoitteena on, että jokainen nimeke kuvaillaan metatietovarantoon ainoastaan kerran, yhdenmukaisin periaattein ja laadukkaasti. Tämänhetkisten kokoelmien kuvailun lisäksi metatietoa tuotetaan myös tulevaisuuden tarpeita varten. Tiedonhakijaa metatietovaranto auttaa paikantamisen lisäksi selvittämään, millaista aineistoa on ylipäätään olemassa. Käytännössä metatietovarantoajattelusta seuraa, että Melindassa säilytetään jatkossa metatiedot sellaisestakin aineistosta, jota ei enää ole minkään metatietovarantoon kuuluvan kirjaston kokoelmissa. Tehtyä työtä ei siis poisteta, ellei kyseessä ole suoranaisesti virheellinen tai päällekkäinen data kuten tuplatietueet.

Ammattitaitoinen työskentely ja toisten tekemän työn kunnioitus. Melindan kuvailun perusperiaatteena on, että toisten työ hyväksytään ja sitä kunnioitetaan. Havaitut virheet tulee korjata ja tietueita saa rikastaa esimerkiksi sisällönkuvailulla. Merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan lomakkeella Kansalliskirjastolle. Huolehdi myös oman työsi laadusta ja osaamisesi päivittämisestä.

Yksi tietue nimekkeelle. Pääsääntöisesti metatietovarannossa jokaista nimekettä kohden tulee olla vain yksi bibliografinen tietue. Keskeinen vaihe aineiston kuvailuprosessissa onkin huolellinen tiedonhaku ennen uuden tietueen tekemistä tai poimintaa Melindaan, jotta tuplatietueita ei pääse syntymään. Sääntöön on kuitenkin myös poikkeuksia (ks. kohta Tietueen hakeminen).

Kansallisbibliografian kuvailuun on erityisiä linjauksia.

Melindan ja paikallistietokannan työnjako

Alla olevassa kaaviossa on kuvattu yleisellä tasolla Melindassa ja paikallistietokannassa tehtävät toimenpiteet Alephia käyttävissä kirjastoissa.

Bibliografisten tietueiden luetteloinnin suhteen pääsääntö on, että kaikki kokoelmakohtaiset tiedot sijoitetaan paikalliskantaan. Esimerkiksi organisaatiokohtaiset huomautukset, kuten omistushistoria- tai nidekohtaiset huomautukset merkitään kirjaston omaan tietokantaan. 

Jos Melindan tietueeseen on merkittävä organisaatiokohtainen huomautus, siihen merkitään kirjaston ISIL-tunnus tai tietokantatunnus osakenttään $5. Tällaisista tapauksista esimerkkejä löytyy MARC 21 -formaatin sovellusohjeesta. 

Replikointi

Replikointi tarkoittaa tietueiden päivittymistä Melindasta paikalliskantoihin. Tietokantakohtaiset replikointisäännöt määrittelevät yleisesti, millaisina Melindan tietueet kopioituvat paikalliskantaan ja millaiset niihin tehtävät muutokset päivittyvät myös omaan tietokantaan.

• Replikointiasetukset
• Replikointi Aurorassa

Replikoinnin ohjauskomennot

 Ohjauskomentoja käyttämällä replikointisääntöjä voidaan tarvittaessa ohittaa, esimerkiksi ottaa mukaan replikoinnissa normaalisti karsittava kenttä tai poistaa säännössä mukaan otettava kenttä.Replikoinnin ohjauskomentojen käyttö luetteloinnissa