=
Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhm=C3=A4, 13.12.2017
Aika: 13.12.2017 klo 10.00
Paikka: Leip=C3=A4tehdas, V520 Kaneli, Kaikukatu 4, 5. =
krs ja AC-et=C3=A4yhteys
Sihteeri: Tanja Vienonen
L=C3=A4sn=C3=A4: Nina Hyv=C3=B6nen (Kansalliskirjasto, =
klo 10.40 l=C3=A4htien), Jyrki Ilva (Kansalliskirjast=
o), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Mikk=
o Pennanen (Turun yliopisto, puheenjohtaja), P=C3=A4ivi Rosenstr=C3=B6m (Ka=
nsalliskirjasto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio), Tanja Vienonen (Kansalli=
skirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)
Et=C3=A4n=C3=A4: Leena Byholm (Luonnonvarakeskus),=
Minna Liikala (THL), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Ra=
ja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen y=
liopisto)
Poissa: Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio)
1. Kokouksen avaus
2. Versiop=C3=A4ivitykset, uudet palvelut ja uudet asiakkaat
- Valto ja TamPub p=C3=A4ivitetty uuteen versioon loka-marraskuussa
- Julkari viel=C3=A4 p=C3=A4ivitt=C3=A4m=C3=A4tt=C3=A4
- THL j=C3=A4rjest=C3=A4=C3=A4 kokouksen metadataan liittyen viel=C3=A4 e=
nnen p=C3=A4ivityst=C3=A4 tammikuun aikana
- Jukurissa ei viel=C3=A4 mobiilik=C3=A4ytt=C3=B6liittym=C3=A4=C3=A4
- My=C3=B6s Kansalliskirjaston omia palveluita viel=C3=A4 p=C3=A4ivitt=C3=
=A4m=C3=A4tt=C3=A4
- Fenno-Ugrica, Fragmenta Membranea ja OAI-harava
- Varia on k=C3=A4yt=C3=A4nn=C3=B6ss=C3=A4 p=C3=A4ivitetty, mutta aineist=
onsiirto etenee julkaisuarkiston suuren koon (2TB) vuoksi hitaasti
<=
/li>
- Uusia julkaisuarkistoja ty=C3=B6n alla
- Vaasan yliopisto
- Lappeenrannan teknillinen yliopisto
- Projekti omaan instanssiin siirtymisess=C3=A4 on alkamassa, mink=C3=A4 =
yhteydess=C3=A4 suunnitellaan metadatan muokkausta ja yhten=C3=A4ist=C3=A4m=
ist=C3=A4 suosituksen kanssa
- Uusia asiakkaita
- VATT lis=C3=A4t=C3=A4=C3=A4n Doriaan aivan l=C3=A4hiaikoina
- T=C3=A4rkeimpi=C3=A4 uudistuksia aiempaan k=C3=A4yt=C3=B6ss=C3=A4 ollee=
seen DSpace-versioon:
- K=C3=A4ytt=C3=B6liittym=C3=A4 on mobiilioptimoitu
- PDF-tiedostoista poimittujen kuvien n=C3=A4ytt=C3=A4mist=C3=A4 k=C3=A4y=
tt=C3=B6liittym=C3=A4ss=C3=A4 on parannettu vaihtamalla k=C3=A4ytetty=C3=A4=
ohjelmaa
- Julkaisuarkiston indeksointi tehd=C3=A4=C3=A4n Solrilla
- Discovery-moduuli tarjoaa uusia rajausvaihtoehtoja aineiston haussa ja =
n=C3=A4ytt=C3=A4misess=C3=A4 etusivulla
3. Vuoden 2018 toiminta
- Julkaisuarkistopalveluiden tilannekatsaus Tiedonhallinnan ohjausryhm=C3=A4ss=C3=A4 29.11=
.2017
- Valitettavasti ohjausryhm=C3=A4ss=C3=A4 ei t=C3=A4ll=C3=A4 kertaa ollut=
osallistujia yliopistokirjastoista
- Ohjausryhm=C3=A4ss=C3=A4 sovittiin, ett=C3=A4 kysymys Julkaisuarkistoje=
n asiantuntijaryhm=C3=A4n toimikaudesta otetaan k=C3=A4sittelyyn ensi vuonn=
a
- Osallistumiskausi asiantuntijaryhmiss=C3=A4 on useimmiten kolme vuotta,=
mik=C3=A4 on osalla t=C3=A4m=C3=A4n ryhm=C3=A4n j=C3=A4senist=C3=A4 tullut=
t=C3=A4yteen syksyll=C3=A4 2017
- Vuoden 2018 tavoitteita:
- Vied=C3=A4=C3=A4n versiop=C3=A4ivityskierros loppuun (Julkari j=C3=A4lj=
ell=C3=A4)
- Julkarin p=C3=A4ivitys helmikuussa sopii THL:lle
- Seuraava versiop=C3=A4ivitys tehd=C3=A4=C3=A4n todenn=C3=A4k=C3=B6isest=
i DSpacen versioon 7 tai 8, riippuen siit=C3=A4 miten ne valmistuvat
- DSpace 7:ss=C3=A4 uusi k=C3=A4ytt=C3=B6liittym=C3=A4, DSpace 8:ssa mahd=
ollisesti my=C3=B6s uusi datamalli
- Asiakaskohtaisia projekteja vanhoille ja uusille asiakkaille=20
- Theseuksessa toiveita k=C3=A4ytt=C3=A4=C3=A4 opiskelijaresurssia j=C3=
=A4rjestelm=C3=A4n/apuohjelmien/etusivun kehitysty=C3=B6ss=C3=A4
- Metadatan ja rajapintojen kehitt=C3=A4mist=C3=A4 jatketaan=20
- Tavoitteena saada aineistot nykyist=C3=A4 paremmin esille Finnan ja mui=
denkin metadataa haravoivien palveluiden kautta
- Kytkent=C3=B6j=C3=A4 muiden j=C3=A4rjestelmien kanssa kehitet=C3=A4=C3=
=A4n=20
- Kokotekstien tallennus julkaisuarkistoon CSC:n kehitt=C3=A4m=C3=A4n Jus=
tus-palvelun kautta=20
- Theseus-rukkaset keskustelleet CSC:n kanssa Justus-tallennuksesta
- Helmikuulle on sovittu yhteinen kokous Kansalliskirjaston, CSC:n ja The=
seus-rukkasten kanssa
- Kokous on olennainen erityisesti metatiedon muokkauksen kannalta, sill=
=C3=A4 tavoitteena on, ett=C3=A4 suurin osa ammattikorkeakouluista tallenta=
a julkaisunsa Theseukseen Justus-lomakkeen kautta (opinn=C3=A4ytteet tallen=
netaan edelleen omalla erillisell=C3=A4 lomakkeella)
- Kokotekstien tallentaminen julkaisuarkistoon Converis-tutkimustietoj=C3=
=A4rjestelm=C3=A4st=C3=A4 (TY, =C3=85A, LUT)=20
- Converis-kytkenn=C3=A4st=C3=A4 on keskusteltu, mutta tarkkaa suunnitelm=
aa ei ole viel=C3=A4 tehty
- Converiksen yll=C3=A4pito ja kehitysty=C3=B6 ovat useimmiten organisaat=
ioiden IT-palvelujen vastuulla, mink=C3=A4 vuoksi prioriteettitasot vaihtel=
evat
- Seurataan kansainv=C3=A4list=C3=A4 kehitysty=C3=B6t=C3=A4 (mm. DSpace 7=
)
- Selkiytet=C3=A4=C3=A4n pitk=C3=A4aikaiss=C3=A4ilytykseen, pysyv=C3=A4=
=C3=A4n saatavuuteen ja pime=C3=A4=C3=A4n arkistointiin liittyvi=C3=A4 palv=
elukonsepteja
- Metadatasuosituksen p=C3=A4ivitt=C3=A4minen
- Kokemuksia suosituksen soveltamisesta on alkanut v=C3=A4hitellen kerty=
=C3=A4, mist=C3=A4 on seurannut kenttien selvennys- ja muutostarpeita
- Kiwiin luotu sivu muutoksia kaipaavista kentist=C3=A4 ja mahdollisista =
lis=C3=A4tt=C3=A4vist=C3=A4 kentist=C3=A4: https://www.kiwi.fi/x/YCEvBQ
- Suosituksen p=C3=A4ivitt=C3=A4misest=C3=A4 on hyv=C3=A4 keskustella laa=
jemmin, mukana voisi mahdollisuuksien mukaan olla ainakin t=C3=A4m=C3=A4 as=
iantuntijaryhm=C3=A4 ja suosituksen kokoamisessa mukana olleet asiantuntija=
t
- Tapaamista suunniteltu suosituksen julkaisun vuosip=C3=A4iv=C3=A4ksi 28=
.2.2018
- Tapaamiselle kannattaa varata aikaa aamup=C3=A4iv=C3=A4ksi jo nyt, kuts=
u tulee my=C3=B6hemmin
- Et=C3=A4yhteyskin on mahdollinen osallistumistapa, mutta toivotaan ett=
=C3=A4 suurin osa osallistuisi tapaamiseen paikan p=C3=A4=C3=A4ll=C3=A4
=
- Metadatasuositukseen ja Dublin Coreen liittyviss=C3=A4 kysymyksiss=C3=
=A4 voi l=C3=A4hett=C3=A4=C3=A4 s=C3=A4hk=C3=B6postia uuteen palveluosoitte=
eseen: dc-posti@helsinki.fi tai suoraan Tanja Vienoselle
5. EU:n tietosuoja-asetus ja julkaisuarkistojen tietosuojaselost=
eet
- Selvitet=C3=A4=C3=A4n Kansalliskirjaston ja asiakkaiden roolit selostei=
den laatimisessa
- Prosessi on k=C3=A4ynniss=C3=A4 Kansalliskirjaston j=C3=A4rjestelmien o=
salta, vastuuyksikk=C3=B6n=C3=A4 kirjastoverkkopalvelujen Tietoj=C3=A4rjest=
elm=C3=A4t-yksikk=C3=B6
- Tietosuojaan liittyv=C3=A4t asiat selvityksen alla, k=C3=A4sittely on v=
iel=C3=A4 kesken
- Helsingin yliopiston tietosuojavastaavana toimiva juristi Jarkko Reittu=
mukana asiantuntijana
- Kansalliskirjaston palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen osalta =
tietosuojaselosteet tehd=C3=A4=C3=A4n yhdess=C3=A4 organisaatioiden kanssa<=
/li>
- Kansalliskirjastosta ollaan yhteydess=C3=A4 sopimusasiakkaisiin (Nina H=
yv=C3=B6nen)
- Asioiden k=C3=A4sittely on viel=C3=A4 kesken, vastuita pohditaan
- J=C3=A4rjestelm=C3=A4t k=C3=A4sitell=C3=A4=C3=A4n kokonaisuuksina, ei y=
ksitt=C3=A4isin=C3=A4 julkaisuarkistoina
- Todenn=C3=A4k=C3=B6isesti organisaatioiden omat juristit ottavat yhteyt=
t=C3=A4, jos n=C3=A4kev=C3=A4t ett=C3=A4 siihen on aihetta
- Kirjastojen tulee tiet=C3=A4=C3=A4 mit=C3=A4 j=C3=A4rjestelmi=C3=A4 hei=
ll=C3=A4 on k=C3=A4yt=C3=B6ss=C3=A4, koska organisaatioiden IT-palvelut eiv=
=C3=A4t v=C3=A4ltt=C3=A4m=C3=A4tt=C3=A4 ole n=C3=A4ist=C3=A4 tietoisia
<=
br>
- Organisaatioiden omilla palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen ti=
etosuojaselosteiden teko on organisaation omalla vastuulla
- Selosteiden tulee olla valmiita viimeist=C3=A4=C3=A4n 25.5.2018=
- Suunnitelmissa on tehd=C3=A4 tietosuojaselosteelle pohjalomake, jotta j=
ulkaisuarkistojen selosteet ovat yhten=C3=A4isi=C3=A4
- Sovittiin, ett=C3=A4 pidet=C3=A4=C3=A4n tietosuoja-asia esill=C3=A4 asi=
antuntijaryhm=C3=A4ss=C3=A4 kev=C3=A4=C3=A4n ajan, kunnes asia on selv=C3=
=A4
- Lassi Lager vie julkaisuarkistojen asiaa eteenp=C3=A4in Tietoj=C3=A4rje=
stelm=C3=A4t-yksik=C3=B6lle
6. S=C3=A4hk=C3=B6isten opinn=C3=A4ytteiden arkistointi=
ohje korkeakouluille
- Arkistointiohje l=C3=B6ytyy Julkaisuarkistopalvelujen asiakaswikist=C3=
=A4: https://www.=
kiwi.fi/x/cRgvBQ
- Aihetta k=C3=A4siteltiin my=C3=B6s Kirjastoverkkop=C3=A4ivien yhdess=C3=
=A4 ty=C3=B6pajassa
- Mirja Nojonen Jyv=C3=A4skyl=C3=A4n ammattikorkeakoulusta on kommentoinu=
t ohjetta, tarvittavat muutokset tehd=C3=A4=C3=A4n asiakaswikiin
- Tietosuojaan liittyv=C3=A4t asiat lis=C3=A4t=C3=A4=C3=A4n ohjeeseen my=
=C3=B6hemmin, kun asiat selvi=C3=A4v=C3=A4t
- Ohjeessa on huomioitu turvaluokitettuihin opinn=C3=A4ytteisiin liittyv=
=C3=A4t rajoitukset
- Jos opinn=C3=A4yte on salassa pidett=C3=A4v=C3=A4 tietyn ajan, sen julk=
aisemiseen pit=C3=A4=C3=A4 saada lupa tekij=C3=A4lt=C3=A4 jo opinn=C3=A4ytt=
een tallennusvaiheessa (my=C3=B6hemmin tekij=C3=A4=C3=A4 voi olla vaikea ta=
voittaa)
- Ei-julkaistujen opinn=C3=A4ytteiden vienti PAS:iin on viel=C3=A4 selvit=
ett=C3=A4v=C3=A4 yhdess=C3=A4 Kansallisarkiston kanssa
- Tutkimus-PAS voi olla kevyempi ratkaisu, mutta koko prosessi vaatii laa=
jemman keskustelun
- PAS on t=C3=A4rke=C3=A4 asia ja vastuut tulee siksi selvitt=C3=A4=C3=A4=
tarkkaan
- Huomioitavaa: opinn=C3=A4ytteest=C3=A4 tulisi aina olla tallennettuna k=
okonaan julkinen versio
- Opinn=C3=A4ytteess=C3=A4 oleva salassa pidett=C3=A4v=C3=A4 aineisto on =
erotettava luotettavasti julkisesta versiosta
- Laureassa turva-alan opinn=C3=A4ytet=C3=B6iss=C3=A4 jonkin verran ositt=
ain salassa pidett=C3=A4vi=C3=A4 t=C3=B6it=C3=A4, ei ole tarkempaa tietoa k=
uinka paljon niist=C3=A4 j=C3=A4tet=C3=A4=C3=A4n pois
- Lassi Lager p=C3=A4ivitt=C3=A4=C3=A4 asiakaswikiss=C3=A4 olevan ohjeen =
1.1-versioon
- PDF-tiedostojen konvertoimista PDF/A-muotoon on testattu PAS-palvelussa=
ja n=C3=A4ytt=C3=A4isi silt=C3=A4, ett=C3=A4 valtaosassa tapauksista konve=
rsio onnistuu julkaisuarkistoon tallentamisen j=C3=A4lkeenkin ilman, ett=C3=
=A4 tietoa katoaa
- Poikkeuksena multimedia- tai interaktiiviset tiedostot, joista tietoa s=
aattaa kadota paljonkin (tallentuu vain yksi tiedoston taso eik=C3=A4 kaikk=
i)
- Paras ratkaisu PAS:in kannalta on tallentaa tiedostot alun perin PDF/A-=
muodossa, jotta kaikki informaatio s=C3=A4ilyy tiedostossa
- Hyvien ja yksinkertaisten tallennusohjeiden teko opiskelijoille/opinn=
=C3=A4ytteiden tallentajille on t=C3=A4rke=C3=A4=C3=A4, jos p=C3=A4=C3=A4dy=
t=C3=A4=C3=A4n suosittelemaan PDF/A-tallennusta
- Jos organisaatiossa tunnistetaan mahdollisia hankalia tapauksia, niiden=
PDF/A-konversiota kannattaa testata pistokokein
- Opinn=C3=A4ytteiden arkistoinnista puhuttaessa selvennettiin viel=C3=A4=
, ett=C3=A4 PAS-palvelu on ensisijaisesti s=C3=A4ilytyspaikka, julkaisuarki=
stoissa on k=C3=A4ytt=C3=B6kopiot
- PAS:in hakumahdollisuudet ovat toistaiseksi hyvin rajatut, vaikka niit=
=C3=A4 kehitet=C3=A4=C3=A4n jatkuvasti
- Julkaisuarkistoissa olevaa aineistoa ei kannata poistaa, vaikka paineit=
a siihen olisi aineiston i=C3=A4n vuoksi
- Opinn=C3=A4ytteiden PAS-arkistointia ei ole viel=C3=A4 varmistettu, min=
k=C3=A4 vuoksi organisaatioiden on t=C3=A4rke=C3=A4=C3=A4 huolehtia aineist=
on lyhyen aikav=C3=A4lin s=C3=A4ilytyksest=C3=A4
7. Muut asiat
8. Seuraava kokous
Seuraava kokous j=C3=A4rjestet=C3=A4=C3=A4n 21.3.2018 klo 10-12<=
/strong> Leip=C3=A4tehtaalla ja et=C3=A4yhteydell=C3=A4