TP 8.1. 18. US - Kaukopalvelu
Käyttäjätarinat
Käyttäjätarinat
Versio | |
|---|---|
| 1 | Käyttäjätarinoiden kirjoittaminen aloitettu |
| 2 | Käyttäjätarinoita täydennetty MKi 28.11.2013 |
| 3 | Käyttäjätarinat viimeistelty projektiryhmän katselmointia varten MKi 2.12.2013 |
Kommentit kokonaisuudesta |
|---|
Kaikki kaukopalvelutilaukset pitäisi pystyä hoitamaan järjestelmän sisällä, niin lainat kuin artikkelitilauksetkin, sekä painetusta että e-aineistosta. Kaukopalvelun tulisi olla pää-UKJ:sta riippumaton moduuli niin, että kaukopalveluosuuden voi hankkia, vaikka kirjasto jäisi muun UKJ:n ulkopuolelle? Jos kaukopalvelu on pää-UKJ:sta riippumaton moduuli, pitääkö olla myös oma asiakastietorekisteri vai mistä asiakastiedot saadaan? |
Kaukopalvelun käsikirja http://wiki.kirjastot.fi/index.php?title=Kaukopalvelun_k%C3%A4sikirja
Käyttöskenaariot
Esitiedot
Tyypillinen tapaus
Poikkeukset:
| Käyttäjätarinat | Katselmoinnin kommentit | Testit ja yleiset huomautukset |
| Asiakkaana haluan | ||
| voida valita, miten kaukaa ja millaisin maksimikustannuksin kaukolainapyyntöni voidaan toteuttaa, jotta minulle ei tulisi liian suuria kustannuksia lainasta | ||
| Itsepalveluna toimivana asiakkaana haluan | ||
| tilata itselleni aineistoa kaukolainana, jos haluamani aineisto ei ole saatavilla sellaisessa kirjastossa, johon minulla on käyttöoikeus | Tiedon tilauksesta ja tilaajasta pitäisi kuitenkin tulla omaan kaukopalveluun + tieto siitä, kuinka tilauksen on käynyt. | |
| tilata itselleni aineistoa (sekä artikkeleita että lainoja) viitetietokannoista tekemäni haun perusteella ns. linkityspalvelun kautta suoraan kaukopalvelujärjestelmään. | ||
| valita, miten kaukolaina toimitetaan minulle niissä puitteissa, mitä toimitusvaihtoehtoja kirjastoni tukee (postilähetyksenä kotiin, lähikirjastoon, sisäpostina, sähköpostilla...), jotta voin valita itselleni sopivimman tavan saada aineisto itselleni | ||
| että kaukolainana oleva aineisto näkyy muiden yhteydessä tarkastellessani lainojani, jotta muistan myös kaukolainatut aineistot | ||
| että voin halutessani uusia kaukolainoja, jos tarvitsen aineistoa vielä eräpäivän jälkeen | Organisaatiokohtaisesti säädettävissä | |
| että minun on helppo tarkistaa, millä ehdoilla saan aineiston kaukolainaksi (hinta, kuljetusaika, hinta), jotta voin varautua kaukolainaan liittyviin ehtoihin | ||
| seurata tilausteni etenemistä järjestelmässä: onko tilaus työn alla, onko pyytämäni aineisto jo lähetetty minulle | ||
| nähdä tilaamani kaukolainan mahdollisen saapumisaikaennusteen, jos oma kirjasto pystyy sen antamaan | ||
| Kaukolainapyyntöä tekevänä virkailijana haluan | ||
| että tilaukset voidaan lähettää asiakkaan tekemän tiedonhaun perusteella viitetietokannoista ns. linkityspalvelun kautta suoraan järjestelmään. | ||
| ennen kaukolainapyynnön tekemistä tarkistaa, onko tarvittu aineisto saatavilla omasta kirjastostani tai muusta kirjastosta, joka on samassa järjestelmässä ja johon asiakkaalla on käyttöoikeus, jotta en turhaan pyydä asiakkaalle kaukolainaa, kun aineisto olisi helpommin saatavilla | ||
| voida tehdä asiakkaalle helposti (nide)varauksen kaukolainaksi pyydetystä aineistosta, jos hänen pyytämänsä aineisto löytyy omasta kirjastosta, jotta voin ohjata asiakkaan noutamaan tilaamansa kirjan suoraan kirjastosta | ||
| valita mistä kirjastoista (tai tietokannoista) haen aineistoa kaukolainapyyntöä varten, koska tiedän millaista aineistoa mistäkin tietokannasta kannattaa etsiä | Pitäisi voida hakea myös e-kokoelmista mahdollisimman kattavasti. | |
| muodostaa erilaisia kaukolainapyyntöjä varten tietokantaryhmiä tietokannoista, joista useimmiten haen kaukolainapyyntöä varten aineistoa, jotta minun ei joka hakukerralla tarvitse erikseen valita hakukohteita | ||
| tallentaa kaukolainapyyntöjen kohdekirjastoista tietoja, jotka kertovat millaisia kaukolainapalveluita ko kirjastot tuottavat (tai laittaa linkki kirjaston kaukopalvelusivulle), jotta minun ei erikseen tarvitse hakea tietoa eri kirjastojen kaukolainapalveluista kun teen kaukolainapyyntöjä | ||
| voida ilmoittaa asiakkaalle, jos hänen pyytämäänsä aineistoa ei löydy, jotta asiakas voi halutessaan etsiä aineistoa muualta tai tehdä siitä hankintaehdotuksen kirjastolle | ||
| nähdä kaukolainan arvioidun saapumisajankohdan, kun valitsen kaukolainapyynnön kohdetta, jotta voin valita asiakkaalle kaukolainan siitä kirjastosta, josta sen saa nopeimmin | ||
| nähdä kaukolainan hinnan kaukolainapyyntöä tehdessäni, jotta voin valita pyynnön kohteeksi edullisimman vaihtoehdon | ||
| nähdä kohdekirjaston ehdot kaukolainalle, jotta voin ottaa ehdot huomioon valitessani kaukolainapyynnön kohdetta | ||
| voida ilmoittaa kaukolainapyyntöä vastaanottavalle kirjastolle, kuinka paljon kaukolaina saa maksaa, jotta kaukolaina ei tule kalliimmaksi kuin mihin on varauduttu | ||
| valita, mihin kaukolainaksi pyydetty aineisto toimitetaan, jotta asiakas saa aineiston haluamaansa kirjastoon tai vaikkapa kotiinsa, jos kirjastoni tukee sellaista vaihtoehtoa | Artikkelitilauksissa esim. sähköpostiosoite. | |
| voida tallentaa kaukolainapyyntöön lisätietoja (esimerkiksi jos pyydän asiakasta täydentämään tietoja ja pyyntö jää odottamaan täydennystä tai aineiston paikannuksessa on hankaluuksia), jotta kaukolainapyyntöön liittyvät asiat ovat nähtävissä pyynnön yhteydessä eikä samaa työtä tule tehtyä uudelleen | ||
| lähettää kaukolainapyynnön haluamaani kirjastoon suoraan kirjaston kirjastojärjestelmään sähköisesti, jotta minun ei tarvitse erikseen lähettää pyyntöä esimerkiksi sähköpostilla | ||
| lähettää kaukopalvelupyynnön muullakin tavoin kuin suoraan kirjastojärjestelmään sähköisesti (sähköpostilla), jos kaukopalvelupyynnön kohteena olevan kirjaston järjestelmä ei ole yhteensopiva oman kirjastoni järjestelmän kanssa | ||
| että voin halutessani peruuttaa kaukopalvelupyynnön, jos asiakas peruuttaa tilauksensa | Kustannukset kuitenkin saattavat tulla maksettaviksi, jos pyyntö on jo ehditty käsitellä pyynnön vastaanottavassa kirjastossa | |
| että järjestelmä lisää asiakkaalle kaukolainasta maksun organisaationi käytännön mukaisesti joko kaukolainapyyntöä tehtäessa tai kaukolainan saapuessa (tai ei maksua lainkaan) | Organisaatiokohtaisesti päätettävissä milloin maksu muodostetaan: pyyntöä tehtäessä/tilatun kappaleen saapuessa/ei lainkaan maksua | |
| listata tekemiäni kaukolainapyyntöjä ja tarkistaa onko pyyntöihin vastattu, jotta voin hallinnoida tekemiäni pyyntöjä ja tarvittaessa uusia pyynnön tai vaihtaa pyynnön kohdetta | ||
| että voin kuitata kaukolainan saapuneeksi ja että järjestelmä lähettää saapumisesta tiedon lähettävälle kirjastolle | ||
| käsitellä tulleen kaukolaina-aineiston saapuneeksi ja lähettää saapumisilmoituksen asiakkaalle, jotta asiakas tietää noutaa aineiston | ||
| lähettää asiakkaalle uuden ilmoituksen kaukolainan saapumisesta, kun kaukolaina-aineisto on noutamatta | ||
| käsitellä kaukolaina-aineiston lainatuksi, kun asiakas noutaa aineiston | ||
| voida tarvittaessa valita eräpäivän kaukolainalle, jotta kaukolaina palautuu siten, että se ei ylitä kaukolainan antaneen kirjaston asettamaa eräpäivää kun aineiston postittamiseen kuluva aika otetaan huomioon | ||
| että järjestelmä lähettää asiakkaalle palautuskehotuksen, kun kaukolaina on erääntynyt, jotta asiakas palauttaa kaukolainatun aineiston nopeasti | ||
| voida lähettää kaukolainan antaneelle kirjastolle uusintapyynnön, jos asiakas haluaa uusia kaukolainansa | ||
| voida uusia kaukolainan suoraan asiakkaan lainatiedoista, jos kaukolainan antaneella kirjastolla on valmiudet tällaiseen uusimiseen | ||
| voida lähettää asiakkaalle ilmoituksen kaukolainan uusimisen onnistumisesta tai epäonnistumisesta, jotta asiakas tietää, miten menetellä kaukolainan kanssa | ||
| käsitellä kaukolainan palautetuksi, kun asiakas palauttaa aineiston | ||
| voida lähettää ilmoituksen kadonneesta aineistosta kaukolainan antaneelle kirjastolle, jotta kirjasto voi laskuttaa palauttamatta jääneen aineiston | ||
| vastaanottaa tilaamani artikkelit järjestelmään | ||
| syöttää järjestelmään manuaalisesti tietoja UKJ:n ulkopuolella olevista kirjastoista tilatuista kaukolainoista. | ||
| että saan tulostettua järjestelmästä kaukolainoista raportteja, joiden avulla voin seurata kaukolainauksen määriä | ||
| Kaukopalvelun antolainausta tekevänä virkailijana haluan | ||
| nähdä kirjastoani koskevat kaukolainapyynnöt, jotta tiedän mitä kirjastostani on pyydetty kaukolainaksi | ||
| nähdä koskeeko kaukolainapyyntö kokonaista teosta vai teoksen osaa, jotta tiedän mitä etsin | ||
| tarkistaa ennen kaukolainapyynnön käsittelyä, että aineisto on toimipisteessäni saatavilla | ||
| että järjestelmä näyttää aineiston sijaintitiedot, jotta voin helposti etsiä kaukolainapyynnön kohteen hyllystä | PV: ... tai e-kokoelmasta. | |
| että voin katsoa kaukolainapyynnön yhteydessä aineistoon liittyvän kuvan, jotta saan apua aineiston etsimiseen | ||
| voida tulostaa käsittelemättömät kaukolainapyynnöt listaksi, jonka avulla voin helposti paikallistaa ja noutaa aineiston | MKI: tärkeä silloin, kun kaukolainaksi pyydettyä aineistoa on paljon (esim. varastokirjasto). Lista pitää olla sillä tavalla järjestetty/järjestettävissä, että se tukee aineiston paikallistamista. | |
| että järjestelmä tulostaa minulle halutessani valmiit postitustarrat aineiston lähettämistä varten sekä meno että paluumatkalle, jotta minun ei itse tarvitse huolehtia kaukolainojen osoitteiden kirjoittamisesta | ||
| että voin palauttaa kaukolainapyynnön takaisin pyytävälle kirjastolle, jos en voi täyttää kaukolainapyyntöä ja liittää palautukseen selitteen, jotta pyynnön lähettänyt kirjasto voi ohjata sen toiseen kirjastoon | ||
| että järjestelmä kytkee kaukolainapyynnön automaattisesti kaukolainaa pyytävään kirjastoon, jos kirjaston tiedot ovat jo järjestelmässä, jotta minun ei tarvitse erikseen syöttää kaukolainaa pyytävän kirjaston tietoja | ||
| että voin tallentaa kaukolainaa pyytävän kirjaston tiedot kirjastojärjestelmään, jos tietoja ei vielä ole, jotta voin lähettää viestejä pyytävälle kirjastolle ja laskuttaa kaukolainan kirjastolta | ||
| että voin muokata kaukolainaa pyytävän kirjaston tietoja kirjastojärjestelmässä, jos tiedot ovat muuttuneet, jotta tiedot ovat ajantasaiset | ||
| voida lähettää kaukolainaa pyytävälle kirjastolle pyynnön kaukolainan maksamisesta ennen lähettämistä, jos kirjastoni haluaa saada maksun ennen lähettämistä | ||
| lähettää skannatun artikkelikopion sähköpostilla kaukolainaa pyytävälle kirjastolle tai vaihtoehtoisesti muuhun kaukolainapyynnössä annettuun sähköpostiositteeseen | ||
| lainata aineiston kaukolainaksi kaukolainaa pyytävälle kirjastolle, kun aineisto on lähdössä kirjastostani | ||
| että järjestelmä kuittaa kaukolainan vastaanotetuksi ottavassa kirjastossa, jotta järjestelmässä säilyy ajantasaiset tiedot kaukolainan tilanteesta | ||
| että voin uusi kaukolainan, kun uusimista pyydetään ja lähettää kaukolainan pyytäneelle kirjastolle viestin uusimisen onnistumisesta | ||
| että voin lähettää kaukolainan pyytäneelle kirjastolle tiedon uusimisen epäonnistumisesta, jotta kirjasto voi tiedottaa asiakasta asiakaalleen | ||
| että järjestelmä lähettää (tai tulostaa) palautuskehotuksen myöhässä olevasta aineistosta vastaanottavalle kirjastolle | ||
| että saan tulostettua järjestelmästä kaukolainoista raportteja, joiden avulla voin seurata kaukolainauksen määriä | ||
| voida laskuttaa kaukolainaa pyytänyttä kirjastoa määräajoin lähetetyistä kaukolainoista, jotta minun ei tarvitse laskuttaa jokaista kaukolainaa erikseen | ||
| Kirjaston johtajana | ||
| että saan tulostettua järjestelmästä kaukolainoista raportteja, joiden avulla voin seurata kaukolainauksen kustannuksia (sekä otto- että antolainausta) | ||
| Hankinnasta vastaavana virjailijana haluan | ||
| että saan tulostettua järjestelmästä kaukolainoista raportteja, joiden avulla voin seurata mitä aineistoa kaukolainataan omaan kirjastoon ja mitkä ovat ko aineiston kaukolainakustannukset, jotta voidaan harkita aineistojen hankkimusta oman kirjaston kokoelmiin | ||
| Kirjastojärjestelmän paikallisena pääkäyttäjänä haluan | ||
| voida määritellä millaisin ehdoin kirjastostani lainataan kaukolainaksi aineistoa: laina-ajat, myöhästymismaksut, palautuskehotusten määrät ja tiheys, kadonneen aineiston korvausmaksut | ||
| voida määritellä milloin kaukolainakustannukset laskutetaan kaukolainoja pyytäneiltä kirjastoilta, jotta laskuttaminen sopii kirjastoni käytäntöihin eikä kaukolainakirjastoihin mene turhan pieniä laskuja | ||
| että voin räätälöidä kaukopalvelusta saatavia raportteja organisaationi tarpeiden mukaisesti | ||
| Kirjastojärjestelmän pääkäyttäjänä haluan | ||
| että kaukopalvelu-toiminnoissa käytetään ISO 186626 standardin mukaisia viestejä, jotta tiedän, mihin muiden kirjastojen järjestelmiin kaukopalvelu voidaan kytkeä kiinni |