Siirry työpakettikuvaukseen.
Hankintatiedot
| Versio | |
|---|---|
| 1 | Hankintatietojen siirtoon liittyvät vaatimukset luotu (2.8.2013 PK) |
| 2 | Vaatimuksia lisätty (9.6.2013 PK) |
| 3 | Hankintatietojen siirtoon liittyvät vaatimukset siirretty omalle sivulleen ja lisätty kommentit-sarake taulukkoon. (11.9.2013 PK) |
| 4 | Vaatimuksia lisätty (11.10.2013 PK) |
| 5 | Vaatimuksia lisätty ja muokattu (14.10.2013 PK) |
| 6 | Valmis projektiryhmän katselmointiin (14.10.2013 PK) |
| 7 | Hyväksytty projektiryhmän katselmoinnissa tehdyin muutoksin (17.10.2013 PK) |
| 8 | Muokattu asiantuntijaryhmän palautteen perusteella (28.10.2013 PK) |
| 9 | Hyväksytty asiantuntijaryhmän kokouksessa 28.10.2013 (5.11.2013 PK) |
| Kommentit kokonaisuudesta |
|---|
Kirjastoaineiston hankintaan liittyviä tietoja on voitava siirtää ja hakea muista järjestelmistä käsin tehtävän työn vähentämiseksi ja jo olemassa olevan tiedon uudelleenkäytön tehostamiseksi. Siirtojen avulla on voitava hakea ja lisätä uusia kirjastoaineiston hankintaan liittyviä tietoja sekä päivittää järjestelmässä jo entuudestaan olevia hankintatietoja. Hankintatiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä laajasti kaikkiin kirjastoaineiston hankintaprosessin eri vaiheisiin liittyviä tietoja, joihin sisältyvät myös mm. hankittavan aineiston metatiedot, hintatiedot, toimitusaikaan ja saatavuuteen liittyvät tiedot. Hankinnan budjettitietojen siirrot on käsitelty tässä dokumentissa siltä osin, kun siirrot tapahtuvat alla listattujen järjestelmien kanssa. Kehysorganisaatioiden taloushallintajärjestelmien ja pankkien järjestelmien kanssa tapahtuva tietojen siirto on puolestaan kuvattu erillisessä dokumentissa. Hankintatietojen siirron lähteenä käytettäviä järjestelmiä ovat mm.:
- aineistojen tarjoajien järjestelmät (kustantajat, toimittajat, välittäjät, kirjakaupat)
- tietämyskannat
- hankintakonsortioiden järjestelmät
- ERM-järjestelmät
- www-palvelut
- muut kirjastojärjestelmät.
Laskutukseen ja taloushallintoon liittyvien tietojen siirrot on käsitelty tässä dokumentissa siltä osin, kun siirrot tapahtuvat yllä listattujen järjestelmien kanssa. Kehysorganisaatioiden ja pankkien järjestelmien kanssa tapahtuva tietojen siirto on kuvattu erillisessä dokumentissa.
Tilastointiin liittyvien tietojen siirrot on käsitelty erillisessä dokumentissa.
Alla olevaan taulukkoon on listattu hankintatietojen siirtämiseen kohdistuvia vaatimuksia.
Tietojen poiminta tarkoittaa sitä, että aloite tietojen hakuun tulee UKJ:n puolelta joko virkailijan toimesta tai automaattisesti.
Tietojen lisääminen/päivittäminen ulkoisesta järjestelmästä käsin tarkoittaa sitä, että aloite toimeenpiteen suorittamiselle tulee ulkoisen järjestelmän taholta.
Tietojen siirtäminen ulkoiseen järjestelmään tarkoittaa sitä, että aloite tietojen siirtoon tulee UKJ:n puolelta.
| Id | Vaatimus | Kommentit |
|---|---|---|
| HS-1 | Aineistoerien lähetyslistoja on voitava lisätä ja päivittää ulkoisista järjestelmistä käsin. |
|
| HS-2 | Yksittäisiä tilauksia on voitava siirtää (=lähettää) ulkoisiin järjestelmiin ajastetusti sekä reaaliajassa. Tilaukset voivat olla uusia tilauksia tai uusintatilauksia. Myös tieto ulkoiseen järjestelmään siirretyn tilauksen perumisesta tai poistamisesta on voitava välittää ulkoiseen järjestelmään. | |
| HS-3 | Määriteltyjä ehtoja vastaavia useista yksittäisistä tilauksista koostuvia tilausjoukkoja, esim. kaikki tiettynä päivänä tehdyt vielä lähettämättä olevat tilaukset, on voitava siirtää (=lähettää) ulkoisiin järjestelmiin ajastetusti sekä reaaliajassa. Tilaukset voivat olla uusia tilauksia tai uusintatilauksia. | |
| HS-4 | Yksittäisiin tilauksiin on voitava poimia tietoja ulkoisista järjestelmistä ensisijaisesti reaaliajassa, mahdollisesti myös ajastetusti. Esimerkiksi aineiston hintatiedot, kuvailutiedot. Tilaukset voivat olla uusia tilauksia tai uusintatilauksia. | |
| HS-5 | Yksittäisen tilauksen tietoja on voitava päivittää ulkoisista järjestelmistä käsin. Esim. toimitusaika, hintatiedot, kuvailutiedot. Tilaukset voivat olla uusia tilauksia tai uusintatilauksia. | |
| HS-6 | Hankintaehdotuksia on voitava lisätä ja päivittää ulkoisista järjestelmistä käsin, esim. asiakkaille suunnatut Facebook- tai mobiilisovellukset. Ehdotuksen tekijän on voitava seurata ehdotuksen ja siitä mahdollisesta seuraavan tilauksen etenemistä järjestelmässä ehdotuksen lähettämisen jälkeen. | |
| HS-7 | Aineiston kuvailutietojen poimiminen on oltava mahdollista useilla eri siirtoformaateilla ja uusia formaatteja on voitava lisätä järjestelmään. | |
| HS-8 | Aineiston kuvailutietojen poimiminen on oltava mahdollista ainakin MARC21-, DC- ja ONIX-formaateissa. | |
| HS-9 | Valintalistoja on voitava lisätä ja niiden sisältöä on voitava muokata ulkoisista järjestelmistä käsin, esim. aineistotoimittaja lisää järjestelmään valintalistan ja muokkaa sitä tarpeen vaatiessa. |
|
| HS-10 | Puutteellisiin tai virheellisiin lähetyksiin sekä lähetyslistoihin liittyvien reklamaatioiden lähettäminen ulkoisiin järjestelmiin on oltava mahdollista. Ennen varsinaisten reklamaatioiden lähettämistä on voitava tuottaa listaus lähetyksen sisällöstä. | |
| HS-11 | Hankinnan budjettitietojen päivittäminen on oltava mahdollista ulkoisista järjestelmistä käsin. Tiedot on voitava kohdistaa mm. kirjastoittain/kehysorganisaatioittain. Tietojen on kytkeydyttävä niitä vastaaviin lähetyslistoihin ja tilauksiin. | |
| HS-12 | Aineistotoimittajien tietojen päivittäminen on oltava mahdollista ulkoisista järjestelmistä käsin. Päivitettäville tiedoilla on voitava asettaa rajoituksia: osa tiedoista on voitava määritellä pakollisiksi, määrättyjen tietojen päivittäminen on voitava estää. | |
| HS-13 | Ulkoisista järjestelmistä käsin tehdyistä lisäyksistä ja muutoksista sekä ajastetuista/automaattisista lisäyksistä/muutoksista on saatettava tieto asiasta vastaaville henkilöille. Muutokset on voitava määritellä erikseen hyväksyttäviksi ennen järjestelmään tallentamista. | |
| HS-14 | Siirrettävien tietojen aiheuttamia muutoksia on voitava esikatsella ennen tietojen tallentamista järjestelmään. Tietojen siirto on voitava perua esikatseluvaiheessa. | |
| HS-15 | EDI-muotoisten viestien lähettäminen ja vastaanottaminen on oltava mahdollista. | |
| HS-16 | Hankintatietojen siirtoon käytettävä yhteys on oltava salattu järjestelmän tietoturvavaatimusten edellyttämällä tavalla. | |
| HS-17 | Tietojen lisääminen/päivittäminen järjestelmään ei saa aiheuttaa jo olemassa olevien tietojen tuplaantumista. | |
| HS-18 | Hankintatietojen tallentaminen järjestelmään on pystyttävä määrittelemään kenttäkohtaisesti. Määrityksissä on voitava ilmaista mihin järjestelmän kenttään mikäkin järjestelmään tuotava tieto tallennetaan. | |
| HS-19 | Uusia tilauksia on voitava lisätä järjestelmään ulkoisista järjestelmistä käsin, esim. suoraan aineistotoimittajan www-palvelussa tehdyn tilauksen tietojen lisääminen järjestelmään. |