Mitä ovat osakohteet?

Suomalaisten luettelointisääntöjen Osakohteiden kuvailu -osan määritelmän mukaan osakohde on itsenäinen julkaisun osa (artikkeli, äänitteen yksittäinen kappale, kartta, kuva jne.), jonka bibliografinen tunnistaminen tai löytyminen riippuu emojulkaisun tunnistamisesta. Osakohde kuvaillaan oman aineistotyyppinsä sääntöjen mukaisesti ja linkitetään emojulkaisun kuvailutietoihin. Tyypillisiä osakohdeaineistoja Suomessa ovat musiikkiaineistot, joissa yksittäisistä kappaleista tehdään osakohdetietueet. Myös kirjojen sisältämiä artikkeleita tai yleisten kirjastojen tapauksessa runoja tai satuja kuvaillaan osakohteina. Osakohdeluettelointi edistää yksittäisten musiikkikappaleiden, kirja-artikkeleiden tai muiden osakokonaisuuksien löydettävyyttä tiedonhaussa.

Osakohteet Melindassa

Osakohteita voidaan kuvailla Melindaan kuten muitakin aineistoja. Ensimmäisenä osakohdekokoelmana Melindaan vietiin kansallisdiskografia Violan Kansalliskokoelman nuotit v. 2014. Viola-kuvailu siirtyy kokonaan Melindaan kesällä 2019. Amk-kirjastojen ja yleisten kirjastojen tietokantojen myötä Melindaan on tuotu miljoonia osakohteita. Artikkelitietokanta Arton aineistot on myös viety Melindaan ja Arto-kuvailu alkaa siellä syksyllä 2019.

Melindaan voidaan viedä kaikenlaista kirjaston kokoelmissa olevaa aineistoa paikalliskäyttöisiä esineitä yms. lukuun ottamatta (ks. linjaukset toimintaohjeessa), tämä pätee myös osakohdeaineistoihin. Päällekkäisyyksien välttämiseksi Melindaan ei kuitenkaan viedä sellaisia kokoelmia jotka ovat kokonaan tai osittain Arto-tietokannassa.

Osakohteiden kuvailuohjeita

Aleph-klientin osakohdeohje

Melinda/Aleph-koulutusmateriaaleja: Osakohteiden sisältö, Osakohteiden tekniikkaa

Osakohteiden vieminen Melindaan

Osakohdekokoelmien vieminen Melindaan tapahtuu alla olevan prosessin mukaisesti. Vaiheistus muistuttaa paljon Melindaan liittymistä. Osakohteiden sujuva siirto edellyttää riittävää resursointia, suunnittelua ja datan läpikäyntiä.

Aineistonsiirto voidaan tehdä viikolla ja myös virka-aikaan. Osakohdetietueiden siirron kesto riippuu aineiston laajuudesta. Ajo ei vaikuta kirjaston normaaliin elämään ja työskentelyyn osakohdeaineistojen kuvailua lukuun ottamatta.

Ammattikorkeakoulujen osakohteiden siirrosta käytyjen neuvottelujen pöytäkirjat löytyvät täältä.

Sivun sisällys

 

Suunnittelu

Jotta osakohteiden vieminen Melindaan onnistuisi, siirron suunnitteluun kannattaa panostaa. Aivan ensimmäiseksi on hyvä muodostaa asiasta kokonaiskuvaa: millaisia työvaiheita prosessissa on, miten vastuu jakautuu. Tässä yhteydessä on hyvä kartoittaa, miten osakohdeaineistojen kuvailu on omassa kirjastossa järjestetty ja millaisia muutoksia sen siirtäminen Melinda-/Aleph-ympäristössä tehtäväksi aiheuttaa.

Suunnittelun yhteydessä tulee määritellä myös siirron vastuuhenkilöt, kuten yhteyshenkilö Kansalliskirjastoon sekä mahdollinen tekninen vastaava.

Tältä pohjalta siirto voidaan aikatauluttaa. Aineistonsiirron kestoon vaikuttaa osakohdetietueiden määrä: jos osaohdetietueita on paljon niiden siirto ja yhdistely Melindassa jo oleviin tietueisiin voi kestää viikkoja.

Valmistelu

Siirryttäessä suunnittelusta käytäntöön, ensimmäiseksi tulee päättää ja määritellä poimittavat kokoelmat. Siirtoon tarvitaan mahdollisimman yksityiskohtaiset tiedot, kuten Voyager-kirjastoilla lista Voyagerin location code -tunnuksista. Melindaan vietäviä kokoelmia valittaessa voidaan myös miettiä, mihin ulkopuolelle jätettävät kokoelmat loogisimmin kuuluisivat. Kokoelmissa voi kirjastosta riippuen olla sellaistakin aineistoa, joka saa jäädä pysyvästi vain paikalliskokoelmiin. Aineistonsiirto on tilaisuus pohtia näitä ratkaisuja kokonaisuutena.

Kun linjaukset on saatu laadittua, on aika aloittaa datan analysointi ja siivoaminen. Musiikkiaineistosta on hyvä tarkistaa ja korjata ainakin näitä asioita:

  • osakohteet, jotka eivät linkkaudu mihinkään emotietueeseen ("orpopoikaset")
  • puuttuvat kentät, esim. 300, 336/337
  • tyhjät osakentät, erityisesti 245 $a-osakenttä
  • 240-kentän osakenttien epäjohdonmukainen käyttö
  • 028-kenttien sisältö
  • mahdollisesti tehtävät poistot
  • puuttuvat julkaisuvuodet 008-kentässä
Ennen siirtoa on Voyager-kirjastoissa syytä perehtyä hyvissä ajoin Alephin osakohdetoimintoihin sekä harjoitella osakohdeaineistojen käytännön kuvailua Melindaan.
Kansalliskirjaston järjestämiin osakohdeluettelointi- ja musiikin kuvailukoulutuksiin kannattaa osallistua tai ainakin tutustua niiden aineistoihin.

Teknisiä ohjeita valmisteluihin

Teknisiä ohjeita on koottu omalle sivulleen: Vinkkejä teknisiin valmisteluihin

Ajot

Valmistelevien toimenpiteiden jälkeen voidaan aloittaa koeajot (eli "koeloadit"). Koeajoissa aineistoa tutkitaan ja verrataan Melindan dataan sekä ajetaan tietueet Alephin tietuetarkistimen läpi. Näin pyritään tunnistamaan ja korjaamaan systemaattisia virheitä datassa. Koeajot tapahtuvat tiiviissä yhteistyössä kirjaston ja Kansalliskirjaston välillä.

Alephin tietuetarkistimen tuottaman virhelistauksen huomautukset voidaan jakaa kolmeen ryhmään: virheet, kosmeettiset virheet ja ohitettavat ilmoitukset. Alla muutama käytännön esimerkki Jykdokin musiikkiaineiston tarkistusajoista.

Virheet

 Tärkeintä on korjata virheet, jotka liittyvät hakuelementteihin ja nimekkeisiin. Näihin liittyviä esimerkkiherjoja alla.

Jykdo ID: 928243 (error number 5001) (Warning) - A record cannot have more than 1 main entry (1XX).
Jykdo ID: 926912 (error number 5004) (Warning) - Required 336 field is missing.
Jykdo ID: 926912 (error number 9003) (Warning) - Field "245" contains sub field "h" which is not allowed.
Jykdo ID: 986747 (error number 6100) (Warning) - Do not use 240 with 130 (Uniform Title Main Entry).
Jykdo ID: 926912 (error number 9007) (Warning) - Tag "245" is missing a mandatory sub field "a".
Kosmeettiset virheet

Alla olevan kaltaiset virheet on mahdollisuuksien mukaan hyvä korjata, mutta tietueiden Melindaan lataamista ne eivät estä.

Jykdo ID: 1077648 (error number 9004) (Warning) - First indicator in tag "100" is not valid.
Jykdo ID: 1247017 (error number 0161) (Warning) - ISBN "978-84-6091-771-4" is incorrect.
Ohitettavat ilmoitukset

Suuri osa musiikkiaineiston virheraporteista on tyypillisesti ilmoituksia, jotka voi jättää kokonaan huomiotta. Tietuetarkistin valittaa esimerkiksi puuttuvista kielikoodeista, joita soitinmusiikissa ei luonnollisesti ole.

Jykdo ID: 1023735 (error number 5200) (Warning) - Required 041 field is missing.

 

Voyager-kirjastoissa osakohdeaineistojen käytännön kuvailu Melindassa kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen varsinaista aineistonsiirtoa. Tämä työ kannattaa siirtää kokonaan Melindaan viimeistään aineistonsiirron valmisteluvaiheessa. Käytännön takarajana on tietueiden poiminnan ajankohta: tämän jälkeen poimittaviin kokoelmiin paikalliskannassa tehdyt muutokset eivät säily ajossa.

Aineistonsiirron kesto Melindaan riippuu osakohdetietueiden määrästä.

Jälkityöt

Aineistonsiirron jälkeen tutkitaan siirron onnistumista ja tehdään tarvittaessa muutoksia asetuksiin. Kuten kokonaisten tietokantojen siirroissa, ensimmäiseksi tarkistetaan, että kaikki on siirrossa sujunut suunnitelmien mukaisesti.

Mikäli mitään hälyttävää ei tule esiin, voidaan käynnistää replikointi ladattujen tietueiden osalta ja siirtyä testaamaan niiden toimintaa käytännössä. Mikäli tarvetta määritysten säätämiseen ilmenee, ne voidaan toteuttaa ennen siirtymistä tuotantovaiheeseen.

 

 

  • No labels