Tälle sivulle kootaan tietoa erikoiskirjastojen liittymisestä metatietovaranto Melindaan. Sivu on suunnattu sekä niille kirjastoille, joille liittyminen on ajankohtaista, että liittymisen edellytyksiä vasta tutkiville.

Taustaa

Linnea2-konsortioon kuuluvat erikoiskirjastot – Eduskunnan kirjasto, Arkistolaitoksen kirjasto, Maanpuolustuskorkeakoulu, Tilastokirjasto ja Varastokirjasto – kuvailevat jo aineistonsa Melinda-metatietovarantoon. Erikoiskirjastojen tietokannat ovat sisällöltään ainutlaatuisia, minkä vuoksi niissä olevat kuvailutiedot rikastuttaisivat entisestään Melindan metatietovarantoa. Kansallisessa palvelussa mukana oleminen ja kuvailutietojen löytyminen kootusti samasta paikasta muiden kirjastojen tietokantojen kanssa laajentaa kohdeyleisöä erikoiskirjastojen pääasiallisen toimintaympäristön ulkopuolelle. Kuvailun keskittäminen voi myös säästää erikoiskirjastojen resursseja, kun mukaantulon yhteydessä käyttöön saa koko kuvailuyhteisön osaamisen ja tuen. Entistä kiinteämmästä yhteistyöstä on hyötyä koko kirjastoalalle.

Tulevat suunnitelmat

Suunnitelmat tulossa.

Melindaan liittyminen käytännössä

Erikoiskirjastot voivat liittyä Melindaan yksitellen. Liittymisen suunnittelu ja aikataulu laaditaan kirjaston ja Kansalliskirjaston yhteisessä suunnittelupalaverissa. Melindaan liittyminen on suurimmalle osalle erikoiskirjastoista maksullista. Melindaan mukaantulo on Opetus- ja kulttuuriministeriön keskitetyn rahoituksen piirissä oleville kirjastoille ilmaista, mutta OKM:n rahoituksen ulkopuolisilta organisaatioilta joudutaan veloittamaan palveluun liittymisen toteutuskustannukset. Melinda-palvelun hinnoittelussa ei tavoitella voittoa, joten maksut ovat kohtuulliset ja ne lasketaan todellisen työmäärän mukaan. Lisäksi liittymisen kustannuksia muodostuu mahdollisesta järjestelmätoimittajan tekemästä työstä tai ohjelmistolaajennuksista perityistä kuluista. Valmisteluihin kuluu myös liittyvältä kirjastolta työaikaa.

Melindaan voi liittyä kolmella erilaisella mallilla; ne poikkeavat toisistaan liittymisprosessin keston, työläyden ja saavutettavien etujen suhteen. Liittymismalleista on tarkempaa tietoa omalla sivullaan.

Mikäli kirjastosi on kiinnostunut Melindaan liittymisestä tai haluat tietää asiasta lisää, ota yhteyttä Melinda-palvelun koordinaattoriin Tanja Vienoseen (tanja.vienonen[at]helsinki.fi) tai Melinda-palveluosoitteeseen (melinda-posti[at]helsinki.fi).

Liittymisen edellytyksiä

Avainkysymyksiä kirjastojen liittymiselle Melindan tiedontuottajiksi ovat kirjastojärjestelmien ja metadatan yhteentoimivuus.

 

Datan piirre
Selite
Standardinmukaisuus

Melindassa tehtävä kuvailutyö pohjautuu RDA-kuvailuohjeisiin sekä MARC 21 -luettelointiformaattiin; Melindaan siirrettävien tietokantojen sisällön tulee olla näiden standardien mukaista. Esimerkiksi FINMARC-formaattiin pohjautuvat tietokannat on konvertoitava MARC 21 -formaattiin ennen niiden yhdistämistä Melinda-tietokantaan. Tähän on olemassa valmiita konversio-ohjelmia, mutta yleensä formaatin vaihtaminen edellyttää siirtymistä myös uudempaan kirjastojärjestelmään.

MARC 21 -formaatissa olevan Suomalaisten luettelointisääntöjen mukaan luodun datan konvertointi ISBD-kuvailusääntöjen mukaiseksi on kevyempi toimenpide, johon on niin ikään olemassa valmis konversiosääntö. Tämän jälkeen data on vielä konvertoitava RDA-kuvailuohjeiden mukaiseksi RDA-konversiolla. Esimerkiksi Aurora-kirjastojärjestelmässä näille molemmille konversioille on vain yksi "konversiopaketti", jossa molemmat konversiot suoritetaan yhdellä kertaa tietokantaan.

Laatu

Paikallistietokannan datan tulisi olla mahdollisimman hyvässä kunnossa ennen siirtoa Melindaan. Liittymisen valmisteluvaiheessa on hyvä tutkia tietokannan tilaa ja siivota tietokantaa järjestelmällisesti.

Millainen data sitten on valmista Melindaan vietäväksi? Tarkkaa vastausta on vaikea antaa. Melindaan toivotaan luonnollisesti mahdollisimman hyvälaatuista metatietoa, mutta täysin virheetöntä tietokantaa tuskin on olemassakaan. Pääsääntönä on, että huomiota tulee kiinnittää ennen kaikkea tiedonhakuun ja tietueiden tuplakontrolliin vaikuttaviin asioihin. Valmistelussa on hyvä tehdä esimerkiksi seuraavia toimenpiteitä:

  • Tuplatietueiden siivoaminen
  • Tunnisteiden ja pääkirjauskenttien korjaaminen
  • Merkistötarkistukset
  • Osakohde- ja emotietueiden väliset linkitykset: erityisesti emoon kiinnittymättömien "orpopoikasten" kartoittaminen
  • Puuttuuko pakollisia kenttiä? Esimerkiksi 245, 300, 336/337/338
  • Kiinteämittaisten kenttien sisältö, kuten julkaisuvuodet 008-kentässä: puuttuuko vuosia tai onko mukana selkeästi vääriä arvoja?
  • Onko mukana tyhjiä (osa)kenttiä?
  • Tulisiko joitain aineistoja poistaa?
  • Onko tietokannassa systemaattisia virheitä, jotka voidaan korjata massa-ajoilla?
Osakohteiden toteutustapa

Julkaisuihin sisältyvien osakohteiden kuten kirjan artikkelien kuvailuun on olemassa erilaisia käytäntöjä. Eri kuvailutapoja voi esiintyä historiallisista tai perustelluista käytännön syistä myös saman tietokannan sisällä.

Melindassa lähtökohtana on oletus, että nimekkeeseen sisältyvät osakohteet kuvaillaan emotietueeseen linkitettävinä osakohdetietueina. Muutkin kuvailutavat ovat mahdollisia, mutta liittymisiä suunniteltaessa tutkitaan tapauskohtaisesti, olisiko esimerkiksi lisäkirjauksista mahdollista generoida Melindaan osakohdetietueita. Melinda-asiakaswikin osakohdesivulla on aiheesta lisätietoa.

Omistusoikeus

Mikäli kirjasto on hankkinut metatietoja ulkopuolisilta toimijoilta, tulee ennen Melindaan siirtymistä varmistaa, että sopimusehdot sallivat näiden tietueiden käyttämisen yhteisessä metatietovarannossa. Esimerkiksi BTJ:n luettelointipalvelun laatimista tietueista on olemassa yhteiskäytön mahdollistava sopimus, mahdollisten muiden toimijoiden osalta asia tulee varmistaa erikseen.

Mikäli tietueissa on yksittäisiä elementtejä, joiden käyttöoikeudet yhteistietokannassa ovat epäselviä, nämä voidaan suodattaa pois Melindaan ladattavasta aineistosta. Esimerkkitapauksia tällaisista elementeistä ovat tietueiden rikastelinkit, jotka vievät tietueen toimittajan palvelimella oleviin kansikuviin tai tiivistelmäteksteihin.

Kirjastojärjestelmän ominaisuus
 
Kirjastojärjestelmän yleinen soveltuvuus

Melindassa mukana olevat tieteelliset, erikois- ja AMK-kirjastot käyttävät kahta kirjastojärjestelmää: bibliografisia tietoja luodaan ja muokataan Aleph-kirjastojärjestelmällä, kun taas paikalliskannassa sijaitsevia kokoelma- ja nidetietueita käsitellään ja niteitä lainataan Voyager-järjestelmällä. Erikoiskirjastojen Melindaan liittyminen voidaan toteuttaa myös ilman toisen kirjastojärjestelmän käyttöönottoa siten, että kytketään käytössä oleva järjestelmä tietokantoineen Melindaan rajapintojen avulla.

Jotta kirjastojärjestelmällä voidaan työskennellä Melindassa, sen tulee tukea MARC 21 -formaattia ja tiedonsiirtoa ulkoiseen tietokantaan (ks. alla). Esimerkiksi yleisten kirjastojen pilotointivaiheessa ensimmäisten kirjastojen kanssa Axiell Aurora -järjestelmä kytkettiin Melindaan niin, että Melindaan kuvaillaan Auroran luettelointiohjelmalla. Ensimmäisten käyttöönottojen jälkeen suunnitelmista käytäntöön voidaan edetä myös muiden kirjastojärjestelmien kanssa. Kaikkiin maassamme tällä hetkellä käytettäviin kirjastojärjestelmiin ei kuitenkaan voida toteuttaa tarvittavia rajapintoja tai niiden kehittäminen ei ole esimerkiksi kustannussyistä järkevää.

Rajapinnat

Melindan ja paikallisen tietokannan välisten rajapintojen toiminta on Melindaan liittymisen keskeisimpiä teknisiä kysymyksiä. Rajapinnoilla tarkoitetaan määriteltyä tapaa, jolla ohjelmistot kytkeytyvät toisiinsa eli käytännössä vaihtavat tietoa keskenään. Kukin rajapinta vaihtaa tavallisesti vain yhdenlaista tietoa. Melindassa työskentely ja tiedonsiirto Melindan ja paikallisen tietokannan välillä edellyttävät monenlaista tiedonsiirtoa, joten rajapintojakin tarvitaan useampia. Alla on listattuna ja lyhyesti kuvattuna Axiell Aurora -järjestelmässä käytettävät rajapinnat, joita hyödynnettiin yleisten kirjastojen pilottien Melinda-työskentelyssä.

  • Hakurajapinta: mahdollistaa tiedonhaun Melindasta Aurora-järjestelmällä. Noudettuja tietueita pystyy selailemaan ja muokkaamaan suoraan Aurorassa. Hakurajapinta perustuu SRW/U-standardiin.
  • Luettelointirajapinta: mahdollistaa Aurorassa muokattujen tai luotujen tietueiden tallentamisen Melindaan.
  • Replikointirajapinta: huolehtii Melindan ja paikallistietokannan välisestä tiedonsiirrosta: kun Melinda-tietuetta muokataan, muutos siirtyy replikointirajapinnan kautta paikallistietokantaan.

Yllä listatut rajapinnat ovat Melindassa työskentelyn kannalta välttämättömiä, minkä vuoksi niistä puhutaan yleistermillä Melinda-rajapinnat. Niissä kyse on bibliografisten tietueiden liikuttelusta sisään ja ulos Melindasta ns. Alephin X-serverin kautta. Ainakin Aurora-kirjastojen kohdalla hyödynnetään näiden lisäksi muitakin rajapintoja:

  • Haravointirajapinta: tämän kautta kirjaston tietueet saadaan liittymisvaiheessa poimittua ulos paikalliskannasta ja syötettyä sitten Melindaan. Haravointi perustuu OAI-PMH-standardiin.
  • Verkkopalvelurajapinta: hakee Melindan näyttöluetteloon paikalliskannasta nimekkeiden reaaliaikaiset saatavuustiedot. Axiell-järjestelmien tapauksessa verkkopalvelurajapintana toimii Axiell Web Service -rajapinta.

Viimeksi mainittuja rajapintoja käytetään myös Finnassa näytettävien aineistojen ja niiden saatavuustietojen hakuun. Haravointi- ja verkkopalvelurajapinnat eivät ole samalla tavalla kriittisiä Melindaan liittymiselle: paikalliskannan sisällön poimintaan on tarpeen vaatiessa muitakin mahdollisuuksia eikä saatavuustietojen tuominen Melindan näyttöluetteloon ole välttämätöntä, jos kirjasto ei niin halua. Pilottikirjastojen tapauksessa nämä kuitenkin kuuluvat rajapintakokonaisuuteen.