Blog from October, 2021

Melinda-Alma-toimintamallityöryhmän jatko

Melinda-Alma-toimintamallityöryhmä perustettiin vuonna 2019 kirjastojärjestelmämuutosten yhteydessä integraation ja käyttöönottovaiheen tueksi. Toimintamallityöryhmän tarkoituksena oli käsitellä Melinda-Alma-integraatioon liittyviä asioita, ja ryhmä on kokoontunut säännöllisesti parin viime vuoden ajan. Ryhmässä on ollut mukana kuvailijoita niin ensimmäisen integraatioaallon kuin toisenkin aallon Alma-kirjastoista sekä Aalto-yliopistosta ja lisäksi Kansalliskirjaston asiantuntijoita.

Melinda-Alma-integraation keskeneräisiä asioita sekä muitakin Melindan ja Alman välisiä asioita on nostettu esille ryhmän keskusteluissa. Kokouksissa on myös ratkottu kuvailukysymyksiä, pohdittu ohjeistusta ja tarkasteltu integraation palautekyselyiden vastauksia. Toimintamallityöryhmä on järjestänyt Alma-kirjastojen kuvailijoille koulutuswebinaareja sekä tiedottanut integraation vaiheista ja asiakastuen toimintamallista. Viime kuukausina selvitettäviä asioita on ollut vähemmän, ja siten on tultu johtopäätökseen, ettei toimintamallityöryhmän ole tarpeen jatkaa toimintaansa nykyisessä muodossaan. Varsinainen Melinda-Alma-toimintamallityöryhmä päättää toimintansa vuoden 2021 loppuun. Kiitokset kaikille ryhmässä mukana olleille asiantuntijoille!

Keskustelu ryhmässä on ollut hyvää ja arvokasta, ja yhteistyötä Kansalliskirjaston, Melinda-palvelujen ja Alma-kirjastojen välillä tullaankin jatkamaan muissa muodoissa. Tarkoituksena on esimerkiksi järjestää yhteisiä webinaareja tarpeen mukaan, ja lisäksi Melinda-palveluista voidaan tarvittaessa osallistua Alma-kirjastojen RM-kyselytunneille.

Palautekyselyiden pohjalta tehdyt jatkotoimenpiteet

Palautekysely Melinda-Alma-integraatiosta tehtiin ensimmäisessä aallossa Alma-kirjastojärjestelmään siirtyneille kirjastoille touko-kesäkuussa 2020, toisessa aallossa siirtyneille marras-joulukuussa 2020 ja Aalto-yliopistolle tammikuussa 2021. Kaikkien palautekyselyiden vastaukset koottiin yhteiseen raporttiin, joka on kokonaisuudessaan luettavissa Melindan asiakaswikissä: Melinda-Alma-integraatiokyselyiden raportti. Kyselyiden perusteella laadittiin lista jatkotoimenpiteistä ja niiden toteutuksen seurannasta. Jatkotoimenpiteen jakautuivat seuraavaan seitsemään osa-alueeseen: yhteistyön kehittäminen, tiedottaminen ja viestintä, asiakastuki, koulutus ja ohjeistus, toiminnallisuuksien kehittäminen yhteistyössä Ex Libriksen kanssa, aineistot sekä auktoriteettiyhteistyö.

Kyselyiden jälkeen tehtyjä toimenpiteitä olivat muun muassa asiakastuen toimintamallien esittely Melindan Talonmiehen tuokiossa keväällä 2021. Lisäksi Alma-kuvailijan ohjeistus linkitettiin Melindan toimintaohjeeseen Melindan asiakaswikissä. Syksyllä 2021 on myös pohdittu uusia yhteistyön muotoja toimintamallityöryhmän lopettaessa toimintansa nykyisessä muodossaan. Toiminnallisuuksien kehittämisen osalta työn alla ovat sanastopäivitysten automaattinen, tiheästi tapahtuva haravointi Fintosta Aleph-Asteriin ja sieltä Alman Community Zonelle sekä teos- ja ekspressioauktoriteettien luonti Alephiin ja haravointi sieltä Alman Community Zonelle. Lisäksi selvityksessä on Alma-Melinda-integraation osakohdetuen kehittäminen ja Alma-kirjastojen saatavuustiedot Melindaan päivittävän LOW-publishing -toiminnon jatkokehittäminen. Aineistojen osalta seurannassa on e-aineistojen määrä Melindassa. Tarkastelun alla on, onko Almaan siirtyminen vaikuttanut kotimaisten e-aineistojen määrään. Lisäksi Alma-kirjastoilla on mahdollista osallistua Asterin toimija-auktoriteettien tuotantoon Aleph-järjestelmällä.

Tekninen tilannekatsaus

Alman ja Melindan välinen integraatio koostuu useammasta toiminnosta:

• Varsinainen kuvailuintegraatio - tietueiden poiminta ja päivittäminen Melindasta Almaan ja tietueiden kontribuutio Almasta Melindaan 
• toimii vakiintuneesti
• osakohdeperheiden käsittelyyn varsinainen Alma-Melinda -integraatio ei tarjoa välineitä
• osakohdeperheen voi poimia Melindasta ulkoisella poimintaohjelmalla (esim. MarcEdit) ja tuoda Almaan, jonka jälkeen osakohteet ovat käsiteltävissä samoin kuten muutkin tietueet

• Low publishing -prosessi - Melindan tietueiden tietokantatunnusten ylläpito Alman saatavuustietojen perusteella
• toimii vakiintuneesti
• Alma lähettää saatavuustiedon poistopyynnön Melindalle aina niissä tilanteissa, joissa tietueella ei ole Alman päässä saatavuustietoja, joten Melindan päähän on lisätty mahdollisuus olla tekemättä tietokantatunnuksen poistoa määritellyissä tapauksissa, esim. Turun yliopiston tietokantatunnuksen poisto e-vapaakappaletietueista

• VST-replikointi - Melindassa tehtyjen tietuemuutosten siirtyminen Almaan
• käytössä ainoastaan Turussa manuaalisesti Kansallisbibliografia-filtterin kanssa
• Ei tietoa siitä, milloin filtteröidyn VST-replikoinnin käyttö olisi mahdollista automaattisesti

• Asterin auktoriteetit
• sekä toimija- että sanastoauktoriteetit haravoidaan Asterista Alman Community Zonelle käytettäväksi Alma-kuvailussa
• sanastoauktoriteeteissa päivitys Fintosta Asteriin useamman viikon välillä (toistaiseksi manuaalinen prosessi), joka johtaa viiveeseen myös Almaan päivittymisessä
• tulevien 'aikaontologia'-sanastoauktoriteettien sekä teos/ekspressio-auktoriteettien osalta myös Alma-haravointi ja -kuvailukäyttö tulee suunnitella yhdessä Alma-kirjastojen ja Ex Libriksen kanssa

Jatkossa Alma-Melinda-asioissa voi ottaa yhteyttä:

• alma-yhteyshenkilot(at)helsinki.fi
• melinda-posti(at)helsinki.fi