Mitä tietoja FinELib-toimistolle tulee yhdistymistilanteessa toimittaa?

Voidakseen neuvotella yhdistyvien organisaatioiden lisenssisopimusten siirrosta uudelle organisaatiolle FinELib-toimisto tarvitsee tiedon

  • uuden organisaation käyttäjämäärästä (henkilökunta, opiskelijat)
  • uuden organisaation hallintomallista.

Lisenssisopimuksia varten FinELib-toimisto tarvitsee lisäksi seuraavat tiedot:

  • uuden organisaation erikieliset viralliset nimet
  • yhteyshenkilöiden tiedot
  • posti- ja laskutusosoitteet
  • ip-osoitteet: kustantaja/välittäjä ei voi asettaa aineistoja organisaation käyttöön ennen kun ip-ositteet on päivitetty

FinELib-toimisto huolehtii käytännön yksityiskohdista kuten uuden organisaation lisäämisestä Halti-tietokantaan, neuvotteluista kustantajien kanssa jne. Kun organisaatio on lisätty Haltiin, FinELib-toimisto toimittaa yhteyshenkilöille käyttäjätunnukset.

Palvelusopimus

Miten voimassaoleva palvelusopimus irtisanotaan?

Palvelusopimuksen voi irtisanoa sähköpostitse.

Miten uusi palvelusopimus solmitaan, kun organisaatiot yhdistyvät?

Kun uusi organisaatio on perustettu, uusi palvelusopimus on hyvä solmia mahdollisimman nopeasti, koska se helpottaa lisenssineuvotteluja. Ilman palvelusopimusta FinELib-toimisto ei voi allekirjoittaa lisenssisopimuksia organisaation puolesta eikä se saa aineistoja käyttöönsä, ennen kuin palvelusopimus on solmittu.

Aineistoihin ilmoittautuminen

Uusi organisaatio voi ilmoittautua aineistoihin jo ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista, jos uudelle organisaatiolle on saatu hintatarjous. Ennen lisenssisopimusten allekirjoitusta FinELib-toimistolla tulee kuitenkin olla kappale allekirjoitetusta palvelusopimuksesta.

Aineistojen hinnat

Jatkuvatko tilaukset sopimuskauden loppuun samalla hinnalla?

FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa ja pyytää tarjoukset uudelle organisaatiolle.

FinELib-toimisto pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.

Yhdistyville organisaatioille toimitetaan taulukko, josta selviää niiden sen hetkisten tilausten hinnat.

Voiko FinELib-toimisto laskea etukäteen yhdistyville organisaatioille mallilaskelmia yhdistymisen vaikutuksista lisenssihintoihin?

Mallilaskelmia on vaikea tarjota etukäteen. Vaihtoehtoja ja hinnoittelumalleja on monenlaisia ja vaikka tuloksina FinELib-toimiston arvioista olisi a, b tai c, voi kustantajan kanssa neuvoteltua lopputulos kuitenkin olla d. Tämä on myös resurssikysymys: laskelmien tekeminen voi viedä yhtä paljon aikaa kuin varsinaiset hintaneuvottelut.

Sopimuksesta irtautuminen

Onko yhdistymistilanteessa mahdollista irtautua lisenssisopimuksesta kesken sopimuskauden?

FinELib-lisenssisopimuksista on mahdollista irtautua yhdistymistilanteessa. Määräaika irtautumisesta ilmoittamiselle vaihtelee sopimuksittain.

Laskutus

Miten laskutus hoidetaan, kun organisaatiot yhdistyvät kesken kalenterivuoden?

FinELib-toimisto pyrkii saaman vuoden alussa kustantajalta koko konsortion aineistolaskun, johon sisältyy yhdistyvien organisaatioiden osuudet yhdistymiseen saakka. Myöhemmin keväällä tai kesällä kustantajalta pyydetään lasku yhdistyneen organisaation maksuosuudesta loppuajalta. Tämä edellyttää sitä, että kustantaja suostuu tällaiseen järjestelyyn. FinELib-toimisto ei pysty takaamaan, että laskut saadaan erikseen ’vanhoille’ ja ’uudelle’ organisaatiolle.

Yhteisten kirjastopalveluiden perustaminen

Jos kirjasto yhdistyy toisen kirjaston kanssa, miten sopimuksiin ja aineistojen käyttöoikeuksiin vaikuttaa se, että vain kirjastopalvelut yhdistetään, mutta taustaorganisaatiot säilyvät itsenäisinä?

Mikäli ainoastaan kirjastopalvelut yhdistyvät, tilanne ei vaikuta FinELib-sopimuksiin, koska aineistot hankitaan aina taustaorganisaation henkilöstön ja opiskelijoiden käyttöön ja lisenssisopimukset ovat organisaatiokohtaisia.

Kysymyksen tilanteessa uusi yhdistynyt A:n ja B:n kirjastopalvelu hankkisi FinELib-aineistot konsortion jäsenelle A ja hankitut aineistot olisivat sen käytössä kuten tähänkin saakka. Mikäli yhteinen kirjasto hankkisi aineistot myös organisaation B käyttöön, sitä ei voisi tehdä FinELibin kautta, ellei B ole konsortion jäsen.

Mikäli kirjastopalveluista muodostetaan juridisesti erillinen organisaatio, ei se enää kuulu automaattisesti taustaorganisaation lisenssien piiriin. Tällöin lisenssisopimuksiin on neuvoteltava muutoksia.





  • No labels