Koha-käyttöönottoprojektin yleiskokous 11.9.2019 klo 9.00 - 11.00
Paikka: Etäkokous
Läsnä: Hanna-Riina Aho (Centria amk), Susanna Kinnari (DIAK), Eeva Klinga-Hyöty (Haaga-Helia amk), Hilla Mäkelä (HUMAK), Sinikka Luokkanen ja Minna Kivinen (HAMK), Ari Muhonen (Jyväskylän yliopisto), Pekka Uotila (XAMK), Esa-Pekka Keskitalo ja Ari Ahlqvist (Kansalliskirjasto), Anne Wilenius ja Marjut Nuikka (Kansallisarkisto), Hanna Lahtinen (Laurea amk), Tiina Järvinen (MPKK), Hellevi Hakala (Metropolia), Tua Hinderson-Söderholm (Hanken), Sari Palén (Tilastokirjasto), Johanna Vesterinen (Varastokirjasto), Maria von Hertzen ja Heini Oikarinen-Kerman ja Tomas Rönn (Arcada), Arto Aniluoto ja Totti Mäkelä (pykälän 6 loppuun asti) (CSC).
Muistio
1. Kokouksen avaus
Valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri.
Esitys: Valitaan sihteeriksi Hellevi Hakala
Päätös: Puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen ja sihteeriksi Hellevi Hakala. Teknisten ongelmien vuoksi Muhonen toimi sihteerinä pykälissä 1-4.
2. Asialista
Esitys: Hyväksytään asialista
HUOM! Alkuperäiset pykälät 7 ja 8 on vaihdettu pykäliksi 5 ja 6, koska CSC:n edustajat ovat mukana kokouksessa sen alkuvaiheessa.
Päätös: Asialista hyväksyttiin sellaisenaan.
3. Edellisen kokouksen muistio
Edellisen kokouksen muistio on katsottavissa osoitteessa
Esitys: Hyväksytään muistio
Päätös: Muistio hyväksyttiin.
4. Käyttöönottojen tilannekatsaus ja käyttöönottoaikataulu
Käyttöönottojen tilanne on katsottavissa Koha-projektin etusivulta
https://www.kiwi.fi/display/KK
Kansallisarkistoa lukuunottamatta kaikki yhteenliittymän kirjastot ovat siirtyneet käyttämään Kohaa. Käyttöönottoprojekti voidaan päättää vielä tämän vuoden puolella ja siirtyä ylläpitovaiheeseen. Kesän aikana Kohaan siirtyneet kirjastot voivat lyhyesti kertoa kokemuksiaan.
Esitys: Todetaan tilanne.
Keskustelu: Kansalliskirjasto siirtyi tuotantoon 2.9. Säädettävää on vielä, mutta palvelut toimivat hyvin. Kansallisarkiston konversio on tehty ja kaikki näyttää hyvältä, tuotantoon tähdätään viikolla 39. Keskusteltiin Kohan hitaudesta, joka on jossain määrin haitannut työskentelyä ainakin joissain kirjastoissa. Ongelmaan haetaan ratkaisua ja ainakin Jyväskylän yliopistossa tilanne on saatu paremmaksi. Myös automaattien kanssa on joissakin kirjastoissa ongelmia. Esa-Pekka Keskitalo kehotti kertomaan pääkäyttäjäryhmässä kaikista ongelmista, jotta niiden ratkaisemiseen päästään kiinni.
Päätös: Todettiin tilanne.
5. CSC - palvelukuvauksen tilanne
Käydään tilanne läpi CSC:n ja Kansalliskirjaston edustajien kanssa. Erityisesti toivotaan selvitystä seuraavista asioita:
- tähänastiset kokemukset Koha-ylläpidosta
- palvelukuvauksen valmistelun tilanne
- kustannusten taso vuonna 2020
- keinot alentaa kustannustasoa vuodesta 2019
- kustannusten muutos, mikäli yhteenliittymään tulee mukaan tai lähtee kirjastoja
- mahdollisuus erilliseen tapaamiseen yhteenliittymän, Kansalliskirjaston ja CSC:n välillä.
Esitys: Sovitaan jatkotoimista palvelukuvauksen valmiiksi saattamiseksi.
Päätös: Palvelukuvaus kirjastoille kommentoitavaksi syyskuun aikana. Yhteenliittymän kommentit kootaan yhteen dokumenttiin ja sen jälkeen lokakuun alkupuolella kokous, jossa Yhteenliittymän, CSC:n ja Kansalliskirjaston edustajajat viimeistelevät sopimuksen.
6. CSC laskutuksen 2019 tilanne
Yleiskokouksessa 6.5.2019 esitettiin toive, että CSC lähettäisi vuoden 2019 Koha-laskut jo lähitulevaisuudessa. Kesällä laskuja ei kuulunut, mutta esimerkiksi Jyväskylän yliopisto on saanut laskun syyskuun alussa.
Esitys: Todetaan tilanne.
- Laskuja on tullut kirjastoille, mutta niissä on epäselvyyksiä
Päätös: CSC tarkistaa laskut ja vahvistaa kirjastoille niiden oikeellisuuden tai tarvittaessa korjataan laskut, jos niissä on virheitä.
7. Pääkäyttäjäryhmän kuulumiset
Pääkäyttäjäryhmän vetäjä esittäytyy. Kuullaan pääkäyttäjäryhmän kuulumiset.
Esity: Merkitään tiedoksi.
Päätös: Tiedoksi uusi ryhmän vetäjä Inkeri Hakulinen. Ryhmän toimintaa organisoidaan uudelleen käyttöönottovaiheen jälkeen.
8. Koha-yhteenliittymän kuvaus ja toiminta
Yleisokokouksessa 6.5.2019 päätettiin, että kustannustenjakotyöryhmä laatii ehdotuksen alustavista pelisäännöistä Koha-yhteenliittymälle. Tämän työn pohjalta ohjausryhmä on pohtinut kokouksessaan 26.8.2019 yhteenliittymän kuvausta ja toimintaa, suuntaviivat on kirjattu kokouksen muistioon
Koha-käyttöönottoprojektin ohjausryhmä 2019-08-26
Yhteenvetona voidaan todeta, että
- yhteenliittymän tavoite on käyttää ja kehittää samaa järjestelmäkokonaisuutta, joka pohjautuu ensisijaisesti modulaarisiin avoimen lähdekoodin järjestelmiin
- yhteenliittymä koostuu toistaiseksi niistä tieteellisistä kirjastoista, jotka ovat vuosina 2018-19 ottaneet käyttöön Koha-kirjastojärjestelmän yhteisellä palvelinalustalla ja palvelutuottajalla
- yhteenliittymä on avoin kaikille kirjastoille, kunhan nykyisen yhteenliittymän toiminta ja pelisäännöt on selkiytetty
- Kansalliskirjasto voi joko olla mukana yhteenliittymässä tai jättäytyä pois, jolloin se toimii palveluntarjoajana ja yhteistyökumppanina
- yhteenliittymän toimielimiä ovat
- yleiskokous
- ohjausryhmä
- asiantuntijaryhmä
- yleiskokous voi asettaa myös muita toimielimiä
- päätösvalta: yleiskokouksessa on kunkin Yhteenliittymän jäsenen äänimäärä sama kuin sen viimeksi määritelty ylläpitomaksu. Tullakseen yleiskokouksen päätökseksi tulee esityksen saada vähintään kolme neljäsosaa jäsenten yhteenlasketusta äänimäärästä sekä äänestävistä jäsenistä vähintään kolmen neljäsosan äänet. Vaalissa on kuitenkin kullakin edustajalla yksi ääni, ja valituksi tulee eniten ääniä saanut ehdokas.
- yhteenliittymän pelisäännöt kirjataan mukaan CSC:n palvelukuvaukseen, jolloin muuta, erillistä dokumentaatiota tästä ei tarvitse tehdä. Mikäli yhteenliittymä ei pääse yhteisymmärrykseen CSC:n kanssa palvelimien hoidosta, tämä asia pitää miettiä uudelleen.
Esitys: Keskustellaan pelisääntöjen suuntaviivoista ja annetaan valtuudet kustannustenjakotyöryhmälle viedä asiaa eteenpäin kokouksen antamien evästyksien mukaisesti.
Päätös: Käyty keskustelu huomioiden kustannustenjako- ja ohjausryhmä voivat jatkaa pelisääntöjen muokkaamista. Pelisäännöt pidetään erillisenä dokumnettina ei osana palvelukuvausta, jolloin pelisääntöjen päivittäminen on helpompaa.
9. Kustannustenjako 2020
Kustannustenjakotyöryhmä totesi keväällä, että eväitä mallin rakentamiseen ei ole ennen kuin saadaan lisätietoa kustannuksista.
Työryhmä kokoontui kesäkuussa ja päätti tehdä yleiskokouksessa 6.5.2019 tehtäväksi annetun laskelman AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden kustannustenjakomallien soveltuvuudesta yhteenliittymän käyttöön. Tuloksia käsiteltiin ohjausryhmän kokouksessa 6.9.2019. Ohjausryhmä totesi, että AMKIT-konsortion malli on Linnea2-konsortion mallia neutraalimpi. Pienten kirjastojen kohdalla eroa ei juurikaan ollut, mutta isojen kirjastojen suhteellinen osuus Linnea2-mallin tuloksissa kasvaa selvästi. Tämä on seurausta ennen kaikkea suurista nimeke- ja nidemääristä, joiden vaikutus korostuu Linnea2-mallissa.
Ohjausryhmä päätti, että Ari Muhonen tekee uuden version laskelmista, jossa AMKIT- ja Linnea2-mallia verrataan tänä vuonna (2019) käytössä oleviin kirjastojen suhteellisiin osuuksiin ja lähettää sen yleiskokouksen edustajille.
Esitys: Ohjausryhmä esittää, että yhteenliittymän vuoden 2020 kustannukset jaetaan samassa suhteessa kuin vuoden 2019 kustannukset. Kirjastojen suhteelliset osuudet perustuvat vuonna 2018 maksettujen Voyager-maksujen suhteisiin. Vuodelle 2021 määritetään uusi kustannustenjakomalli.
Päätös: Hyväksyttiin esitys 2020 kustannusten osalta. Vuodelle 2021 uusi kustannustenjakomalli, jossa otetaan huomioon keskustelussa esiin tulleet näkökulmat.
10. Muut asiat
Ei muita asioita.
11. Seuraava kokous
Esitys: Seuraava yleiskokous pidetään 14.11.2019 Helsingissä. Kyseessä on käyttöönottoprojektin päätöskokous. Samalla voidaan luoda raamit kirjastojärjestelmän ylläpidosta ja tuesta.
Päätös: Seuraava kokous Helsingissä 14.11.2019. Paikka varmistuu myöhemmin.
12. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.00.