Koha-käyttöönottoprojektin yleiskokous 12.2.2019 klo 13.00 - 15.05
Paikka: Etäkokous
Osallistujat:
Maria von Hertzen (Arcada)
Hanna-Riina Aho (Centria)
Susanna Kinnari (DIAK)
Eeva Klinga-Hyöty (Haaga-Helia)
Tua Hindersson-Söderholm (Hanken)
Pirjo Kangas (HUMAK)
Minna Kivinen (HAMK)
Sinikka Luokkanen (HAMK)
Ari Muhonen (Jyväskylän yliopisto)
Ari Ahlqvist (Kansalliskirjasto)
Kristiina Hormia-Poutanen (Kansalliskirjasto, kohdat 5-7)
Esa-Pekka Keskitalo (Kansalliskirjasto)
Hanna Lahtinen (Laurea)
Tiina Järvinen (Maanpuolustuskorkeakoulu)
Saija Pyhtilä (Metropolia)
Kaisu Sallasmaa (Metropolia)
Sari Palen (Tilastokirjasto)
Anne Lehto (Tritonia)
Christian Nelson (Tritonia)
Johanna Vesterinen (Varastokirjasto)
Pekka Uotila (XAMK)
sekä
Arto Aniluoto (CSC)
Miika Kallberg (CSC, kohdat 1-7)
Elina Miinalainen (CSC)
Muistio
1. Kokouksen avaus
Ohjausryhmän puheenjohtaja Ari Muhonan avasi kokouksen klo 13.02.
Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta.
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen ja sihteeriksi Pekka Uotila.
2. Asialistan hyväksyminen
Käsitellään ohjausryhmän laatima asialista.
Esitys: Hyväksytään asialista.
Päätös: Asialista hyväksyttiin.
3. Edellisen kokouksen muistio
Hyväksytään muistio, joka löytyy osoitteesta https://www.kiwi.fi/display/KK/Yleiskokous+2018-10-31
Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio.
Päätös: Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin.
4. Yhteenliittymän uusi jäsen
Maanpuolustuskorkeakoulu on ilmoittanut siirtyvänsä Voyagerista Kohan käyttäjäksi ja ilmoittautuu mukaan yhteenliittymään.
Esitys: Merkitään tiedoksi.
Päätös: Merkittiin tiedoksi.
5. Ohjausryhmän täydentäminen
Kustannusryhmään nimitetty Johanna Vesterinen Varastokirjastosta olisi hyvä olla myös ohjausryhmän jäsen. Johanna Vesterinen poistui kokouksesta sulkemalla ääniyhteytensä asian käsittelyn ajaksi. Käytiin keskustelua ja päätettiin pyytää Johanna Vesterinen jäseneksi, koska hän on mukana myös kustannusryhmässä.
Esitys: Kutsutaan Johanna Vesterinen ohjausryhmän jäseneksi.
Päätös: Päätettiin kutsua Johanna Vesterinen ohjausryhmän jäseneksi.
6. Käyttöönottojen tilannekatsaus ja käyttöönottoaikataulu
Jyväskylän yliopiston Avoimen tiedon keskus otti Kohan käyttöön 3.1.2019, käyttöönotto sujui hyvin. Käyttöönottokoulutus oli 2 h / henkilö. Tilastokirjastossa Koha on tuotannossa, suurimmaksi osaksi käyttöönotto on sujunut hyvin – suurin haaste on omien toimintatapojen muuttamisessa, pienet puutteet eivät vaikuttane palveluun. Tulossa puolen päivän käyttöönottokoulutus henkilöstölle. Diakonia-ammattikorkeakoulu on myös siirtynyt tuotantoon – asiakaspalvelu toimii. Toistaiseksi on mennyt hyvin. Varaukset ja verkkomaksut toimivat niillä, joilla on käytössä. Käyttöönottoaikataulu on nähtävissä osoitteessa https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=93198925.
Aikataulussa ei ollut kokouksen aikana tiedossa muutoksia nähtyyn aikatauluun. keskustelu testiympäristöjen avaamisesta. CSC voi avata testiympäristöjä sitä mukaan, kun tilauksia tulee. Kansalliskirjasto tekee keskitetysti tilauksen CSC:lle. Palomuurien avaaminen voidaan hoitaa myös keskitetysti, jos tiedot toimitetaan Kansalliskirjastolle ajoissa.
Esitys: Keskustellaan tilannekatsauksista ja päivitetään käyttöönottoaikataulu.
Päätös: Merkittiin tiedoksi.
7. CSC:n katsaus
Arto Aniluoto esitteli palvelujen hinnoitteluperiaatteita. Palvelun hinta perustuu resurssivaraumaan – CSC ei yrityksenä saa tuottaa voittoa. Alustapalvelu on laskettu palvelinkustannuksista ja henkilötyöstä. Keskustelu ja kysymyksiä:
- Elääkö laskutus suhteessa resurssivaraumaan? Ensimmäinen vuosi on poikkeava, koska silloin tehdään kertaluontoisia tehtäviä. Esimerkiksi vasteajan pituus voi seuraavina vuosina mahdollisesti olla pitempi ja kustannus vastaavasti pienempi.
- Laskutetaanko organisaatiota vai tietokantaa, kun kyse on useamman ammattikorkeakoulujen yhteenliittymästä? CSC:n mukaan laskutetaan tietokantaa. Kustannustenjaosta päätetään yhteenliittymässä erikseen.
- Mikä on tilanne ja aikataulu sopimusten osalta? CSC: Kansalliskirjasto ja CSC tekevät viimeisimmät muutokset kuluvan viikon aikana.
- Onko mahdollista saada hinta-arviota vuodelle 2020? CSC lupasi tehdä arviota pikimmiten.
- Voiko CSC –laskutus olla palvelin + toteutunut aika, eikä vain varattu aika? Jos halutaan palveluaikaa, CSC tarjoaa resurssivarausta.
- Milloin E-duuni saadaan auki? CSC avaa yleiskokouksen jäsenille ASAP, kun Kansalliskirjasto lähettää ensin henkilölistan.
Yleiskokoukselle toimitetaan päivitetty ja tarkennettu laskelma.
Esitys: Keskustellaan palvelutarpeista ja kustannusten läpinäkyvyydestä.
Päätös: Käytiin keskustelua palveluista ja hinnoitteluperiaatteista.
8. Kustannustyöryhmän esitys kustannustenjaoksi vuodelle 2019
Kustannustyöryhmän esitys oli lähetetty kokouksen osanottajille sähköpostitse ennen kokousta. Puheenjohtaja Muhonen esitteli esityksen: Kaksi laajempaa kustannuskokonaisuutta: CSC:n ja Kansalliskirjaston palvelut. Tasajakomalli olisi nostanut radikaalisti pienempien kirjastojen kustannusta. Nyt esitetyssä mallissa on lähtökohtana nykyiset Voyager-kustannukset ja eri korkeakoulujen suhteelliset osuudet. Esityksessä vuoden 2019 kustannukset jaettaisiin samassa suhteessa kuin vuoden 2018 Voyager kustannukset jaettiin.
Keskustelua esityksestä.
- Miten Kansalliskirjaston asema ja kustannusosuus huomioidaan, kun KK on myös palvelun tarjoajana?
- Sinikka Luokkanen esitteli taulukon sisältämät tiedot ja kustannustenjakoperusteet.
- Miten vuoden 2020 kustannustenjakomalli toteutetaan? Todettiin, että seuraavan vuoden kustannusten jako tehdään erikseen.
Esitys: Hyväksytään kustannustenjaon malli vuodelle 2019.
Päätös: Hyväksytään vuoden 2019 kustannustenjakomalli suhteellisten osuuksien osalta. Kustannustyöryhmä aloittaa uuden kustannustenjakomallin valmistelun vuodelle 2020.
9. Tulevaisuuden kehitystarpeet ja niistä päättäminen
Yhteenliittymän on hyvä pohtia jo valmiiksi prosessia, jonka mukaan Kohaan tehtävä kehitystyö valmistellaan ja toteutetaan. Keskustellaan, mikä olisi prosessi, miten teemme yhteistyötä Koha-Suomen ja kansainvälisen yhteisön kanssa ja mikä osajoukko Koha-yhteenliittymästä valmistelisi esityksen asiasta myöhemmin yleiskokouksen käsiteltäväksi.
Keskustelussa muistutettiin, että nykyinen yhteenliittymä on olemassa vain käyttöönottoa varten, joten olisi syytä pohtia, miten yhteenliittymä organisoituu kehittämistä varten. Ketkä suunnittelevat vuoden 2020 toimintaa? Keskusteltiin erillisen työryhmän perustamisesta suunnitteleman seuraavan vuoden toimintaa. Pääkäyttäjäryhmältä voisi saada tietoja kehittämistarpeista.
Esitys: Keskustellaan.
Päätös: Pääkäyttäjäryhmä tekee koosteen esille nousseista kehittämisehdotuksista ja ohjausryhmä tekee esityksen yleiskokoukselle, miten tulevaisuuden kehitystyö tulisi organisoida.
10. Viestintä
Alustava ajatus viestintäsuunnitelmasta. Liite
- Yksittäiset käyttöönotot: paikallisviestintä kirjaston vastuulla.
- Missä mennään -katsauksissa erityisesti etenemistiedotusta koko kirjastoverkolle. Saa olla myös analyyttista / itsekriittistä.
- Lisäpanostusta yleisempiin viesteihin: avoimuus lisääntyy, kirjastoissa osataan, tehdään yhteistyötä.
Myös Amkit-verkoston Kreodi –lehti on hyvä huomioida viestinnässä.
Esitys: Käytiin keskustelu.
Päätös: Merkittiin tiedoksi.
11. Muut asiat
Diak ja Tilastokeskus kiittävät kansalliskirjastoa ja CSC:tä hyvästä työstä käyttöönotossa.
Anne Lehto muistutti tarkistamaan tietojaan Libraries.org -sivustolla:
https://librarytechnology.org/libraries/
12. Seuraava kokous
Esitys: Sovitaan seuraavan yleiskokouksen ajankohta.
Päätös: 6.5.2019 työpaja Hankenilla klo 10 – 16 yleiskokouksen osallistujat + asiantuntijat.
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.05.