Koha-käyttöönottoprojektin yleiskokous 5.9.2018 kello 13 - 15
Paikka: Etäkokous Adobe Connect -yhteydellä
Kutsutut:
Kohan käyttöön ottavien kirjastojen johtajat
Kutsuttuina asiantuntijoina Minna Kivinen, HAMK, ja Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto
Osallistujat:
Ari Ahlqvist (Kansalliskirjasto, läsnä klo 14 lähtien)
Ari Muhonen (JYK)
Anki Åvall (Arcada)
Anne Lehto (Tritonia)
Christian Nelson (Tritonia)
Eeva Klinga-Hyöty (Haaga-Helia)
Hanna Lahtinen (Laurea)
Johanna Miettunen (Haaga-Helia)
Johanna Vesterinen (Varastokirjasto)
Kristiina Hormia-Poutanen (Kansalliskirjasto, poistui klo 14)
Maria von Hertzen (Arcada)
Marjo Pekola (Centria)
Marjut Nuikka (Kansallisarkisto)
Minna Kivinen (Hamk)
Pekka Uotila (Xamk)
Pirjo Kangas (Humak)
Saija Pyhtilä (Metropolia)
Sari Palen (Tilastokeskus)
Sinikka Luokkanen (Hamk)
Susanna Kinnari (Diak)
Tomas Rönn (Arcada)
Tua Hinderson-Söderholm (Hanken)
Asialista
1. Kokouksen avaus
Kokouksen avasi ohjausryhmän puheenjohtaja Ari Muhonen klo 13.00.
2. Kokouksen järjestäytyminen
Todettiin läsnäolijat. Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Ari Muhonen ja sihteeriksi Susanna Kinnari.
3. Kokouksen työjärjestys
Käsitellään ohjausryhmän laatima asialista tälle kokoukselle
Päätös: Hyväksyttiin
4. Migraation eteneminen - HAMK
Minna Kivinen esitteli Koha-pilottikirjastoista ensimmäisen, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjaston migraation etenemistä (Esitys). Keskusteltiin myös muista Voyagerista Kohaan siirtymiseen liittyvistä asioista, kuten KK:n rakentamasta konversioputkesta.
Päätös: Keskusteltiin asiasta ja Koha-projektin viestinnästä. Kristiina Hormia-Poutanen ehdotti tiedotetta Koha-kirjastojärjestelmän tämän hetkisestä tilanteesta ja se tehdäänkin viestintäsuunnitelman mukaisesti. Kirjastojärjestelmäprojekti etenee aikataulussaan.
5. Palvelinkysymykset CSC:n kanssa
Palvelinryhmän vetäjä Sinikka Luokkanen päivittää tilanteen.
Päätös: Koha-projektin pääkäyttäjäryhmän vetäjä Minna Kivinen päivitti osallistujille palvelintilanteen ja asiasta keskusteltiin. CSC on tehnyt ensimmäiset laskelmat virtuaalipalvelinten välittämistä kustannuksista. Ne arviot ovat hyvin alustavat ja kattavat vain osan kustannuksista. Pilottien edetessä saadaan tarkempi kuva kustannuksista. Palataan kustannuksiin seuraavassa yleiskokouksessa. Mitään suurta muutosta ei ole tapahtunut palvelinkysymyksessä 20.6. yleiskokouksen jälkeen.
6. Budjettiasiat
Keskustellaan lähinnä palvelinkysymysten huomioon ottamisesta kirjastojen budjeteissa
Päätös: Keskusteltiin budjetointiasioista. Kun tiedetään tarkemmat kustannukset, tiedotetaan niistä heti Koha-projektissa mukana oleville. Kustannustaso pidetään kohtuullisena.
7. Kirjastoille tehty kysely valmiuksista siirtyä Kohaan
Kirjastojen Koha-projektin pääkäyttäjäryhmän vetäjä Minna Kivinen on laatinut kirjastoille kyselyn niiden valmiudesta siirtyä Kohaan. Minna Kivinen esitteli tulokset.
Päätös: Minna Kivinen esitti osallistujille "Valmius siirtyä Kohaan" -kyselyn tulokset (ks. yo. Tulokset -linkki). Osallistujat keskustelivat tuloksista. Kohan käyttöönottoaikataulu tarkentuu syksyn mittaan ja siitä keskustellaan mm. 24.9. ohjausryhmän kokouksessa ja pilotointien etenemisien myötä.
8. Ryhmien tilannekatsaukset
Koha-projektin yhteyteen on perustettu useita erilaisia ryhmiä. Palvelimen hankinnan -neuvotteluryhmän tehtävänä on valmistella palvelinkapasiteetin hankintaa. Pääkäyttäjäryhmän alle on perustettu toimintakohtaisia ryhmiä:
- Hankintaryhmä (Katariina Hanhisalo)
- Kokoelmien hallinta (Johanna Miettunen)
- Tiedonhaku, virkailijan (Hanna Saario)
- Aineiston käytön hallinta (Hannu Jokiranta)
- Järjestelmän hallinta (Minna Kivinen)
- Raportointi (Mia Kujala)
- Projektinhallintaryhmä (Minna Kivinen)
Myös kehittäjäryhmä on kokoontunut aika ajoin. Lisäksi on tarpeen mukaan perustettu ad hoc -ryhmiä ja pidetty kertaluontoisilla kokoonpainoilla kokouksia, joissa on valmisteltu pienemmällä joukolla muiden ryhmien asioita. Tällaisia ryhmiä ovat esimerkiksi Koha - Finna -palaveri 24.8 ja Kansalliskirjaston asiantuntijoista muodostettu varastotietuetoiminnallisuuden toteutusta tarkasteleva ryhmä. Koodariryhmä on myös kokoontunut säännöllisesti ja Kansalliskirjasto tulee nimeämään ryhmälle vetäjän.
Esitys: tarkastellaan ryhmäkokonaisuuden rakennetta, ja katsotaan, mitkä ryhmät ovat toimineet.
Päätös: Minna Kivinen esitteli ryhmien toimintaa ja rakennetta. Osallistujat keskustelivat ryhmien toiminnasta. Ryhmien lisäksi tarvittaisiin ryhmä tai vastuuhenkilö, joka tarkastelisi kokonaisuutta yli järjestelmärajojen.
Touko-kesäkuussa pääkäyttäjäryhmällä on ollut käytössä ensimmäinen testiympäristö, jolla on voitu jonkin verran harjoitella. Tähän testiympäristöön ei oltu vielä tuotu Voyagerin tapahtumatietoja eikä siihen oltu tehty tarkempia asetuksia. Testiympäristö, jossa on HAMKin aineisto konvertoituna saatiin 13.8. ja Finna liitettiin siihen 24.8. Ryhmien jäsenten kokemukset ovat olleet positiivisia. Kansalliskirjaston mukaan Finnan toiminnallisuudet (ml. verkkomaksut) ovat kunnossa.
Osallistujat kiittivät ryhmien jäseniä ja Kansalliskirjastoa erittäin ansiokkaasta työskentelystä uuden kirjastojärjestelmän eteen. Koha-projekti on aikataulussaan ja etenee asiantuntevissa käsissä.
9. CSC:n esiselvitys kirjastojärjestelmien yhteensopivuuden vaatimuksista
https://wiki.eduuni.fi/display/CSCTICTOR/2018_09_03+Korkeakoulujen+tietohallinto-+ja+ICT-ohjausryhma
Päätös: Keskusteltiin CSC:n esiselvitystä kirjastojärjestelmien yhteensopivuuden vaatimuksista (ks. yo linkki). Varsinaiseen selvitykseen tullaan korjaamaan esiselvityksessä huomatut puutteet (ml. Kohaa koskevat asiat).
10. Viestintä
Päätös: Keskusteltiin viestinnästä. Koha-projektista viestitään heti, kun on esimerkiksi saavutettu välietappeja (kuten Koha-projektin viestintäsuunnitelmaan on kirjattu). Tietolinja -lehteen on tulossa artikkeli Kohasta.
11. Koha-seminaari Kouvolassa
KOHA Suomen järjestämä KOHA Seminaari on Kouvolassa 20.9.-21.9. Ohjelma ja ilmoittautumislinkki on julkistettu.
12. Muut mahdolliset asiat
Muita asioita ei ollut.
13. Seuraava kokous
31.10. 2018 klo 12 (kokouspaikka selviää lähempänä ko. ajankohtaa)
14. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.40