Theseus-laatupalaveri Kansalliskirjasto ja AMKIT-konsortio, muistio

Aika: pe 9.10.2020 klo 12.00–14.00
Paikka: Zoom-etäkokous

Osallistujat:

  • Ilva Jyrki, Kansalliskirjasto
  • Klinga-Hyöty Eeva, Haaga-Helia
  • Koistinen Minna, Oamk/Oulun yliopiston kirjasto
  • Kovanen Kaija, Kansalliskirjasto
  • Kuuskoski Reeta, Kansalliskirjasto
  • Lahtinen Hanna, Laurea
  • Marjamaa Minna, Laurea
  • Moubarik Anis, Kansalliskirjasto
  • Nyqvist Antti, Haaga-Helia
  • Rosenström Päivi, Kansalliskirjasto
  • Tolonen Tiina, Oamk/Oulun yliopiston kirjasto
  • Viita Samu, Kansalliskirjasto

Poissa:

  • Pietarila Emma, Kansalliskirjasto

1 Kokouksen avaaminen ja asialistan hyväksyminen

Kokous avattiin klo 12:05. Puheenjohtajaksi valittiin Hanna Lahtinen ja muistion kirjaajaksi Reeta Kuuskoski.

2 Edellisen kokouksen muistio

Katsaus edellisessä kokouksessa 10.3.2020 käsiteltyjen asioiden etenemiseen.

Linkki muistioon: https://www.kiwi.fi/x/7YNuCg

Muistio käytiin läpi ja huomiota kiinnitettiin seuraaviin asioihin:

  • Sisältöjen nostot etusivulle (kohta 7): On mahdollista, että DSpacen versiopäivitys rikkoo nostot etusivulle, mutta nostoista kertomista kannattaa jatkaa. Saavutettavuus on otettava huomioon mm. linkkien nimennässä.
  • DSpacen versio 7 (kohta 10):Kehitystyö on hieman viivästynyt aikataulusta. Betaversio 4 ilmestyy ensi viikon maanantaina, minkä jälkeen tulee vielä beta 5. Versio 7.0 valmistunee loppuvuodesta, ja sen jälkeen ilmestyy versio 7.1, jossa on vielä uusia toiminnallisuuksia. Kansalliskirjaston toteuttanee versionvaihdon arkistoihinsa parin vuoden kuluttua.

3 Tiedotusasioita

  1. Kansalliskirjasto ja Suomen Akatemia suunnittelevat julkaisuarkistoille suunnattua PlanS –aiheista tilaisuutta (Jyrki Ilva)
    1. Asia nousi esille julkaisuarkistopalveluiden asiantuntijaryhmän kokouksessa 30.9. Suomen Akatemian kanssa järjestetään syksyllä webinaari, mutta valmistelu on kesken eikä tarkka ajankohta tai sisältö ei ole vielä tiedossa. Minna M. toivoi hyvää tiedottamista, koska aihe on ajankohtainen.
    2. Suomen Akatemian Jyrki Hakapää esitteli Akatemian Plan S -linjauksia torstaina 8.10. sekä Finn-Arma-verkoston tilaisuudessa että Tiedejulkaisemisen päivillä. Keskustelu on selvästi vilkastumassa
  2. Theseuksen saavutettavuusseloste on julkaistu (Minna Marjamaa)
    1. AMKeista on kerätty aineistojen saavutettavuustiedot elokuussa. Saavutettavuusselosteeseen ei kirjattu tarkkoja yksityiskohtia, mutta saavutettavuutta tukevien dokumenttipohjien tilanne otettiin huomioon. Selosteeseen tulevat muutostarpeet niputetaan yhteen KK:n työn helpottamiseksi.
    2. Theseuksen puolelta tarvitaan syksyn kuluessa aineistotekstit selosteeseen myös ruotsiksi ja englanniksi.
    3. Celiaa on pyydetty tarkastamaan Theseuksen tallennussivun saavutettavuusohjeet.
  3. ONT-tallennusten pakottaminen Haka/Shibboleth-kirjautumisella tilanne (Minna Marjamaa)
    1. Asia ei ole edennyt työkiireiden takia, mutta tarkoitus on jatkaa sen parissa ensi viikolla. Vastauksia on saatu toivottua vähemmän.
  4. Theseukseen tallennetun AV-materiaalin kartoitus (Tiina Tolonen)
    1. Kestoaika-kentän perusteella haetuista 113 tallennuksista 55 sisälsi oikeasti tallennetun mp3- tai mp4-tiedoston. Taltioinnit ovat mm. opetusvideoita pääosin sote-puolelta, esittelyvideoita, opastus- ja perehdytysvideoita ja jopa yksi karjankutsuhuutotallenne.
    2. Ohjeistusta on syytä tarkentaa, ja nyt ohjeita on jo päivitetty niin, että kenttää tulee käyttää vain silloin, kun kyseessä on Theseukseen tallennettu AV-tiedosto eikä esim. YouTubeen viety, opinnäytteeseen linkitetty tiedosto.
    3. Esitettiin toive siitä, että kenttään voisi syöttää vain numeroita. Samu lupasi tutkia asiaa, mutta kertoi, että DSpace ei sinänsä tarjoa välineitä syöttömuodon validointiin.
    4. Teoston kanssa tehdyn sopimuksen minuuttimäärä näyttää riittävän hyvin Theseuksen tarpeisiin.
  5. Amkien Avoin tkio -palveluverkoston ja toimiston eteneminen (Minna Marjamaa)
    1. Tutkimus-Kehittäminen-Innovaatio-Oppiminen-verkosto on AMKien yhdessä tekemää työtä TSV:n linjaamien avoimien palveluiden kehittämiseen.
    2. Verkoston rakentaminen on aloitettu. Yksi verkkotyöpaja on järjestetty ja toinen suunnitteilla. Tarkoitus on kehittää asiantuntijaverkosto, joka ohjaa kenttää, mutta työ on vielä suunnitteilla.
    3. Eeva toi esiin sen, että hanke on jäänyt ulkopuolisille hieman näkymättömäksi. Tämä saattaa johtua siitä, että työ on vielä niin alkutekijöissään.
    4. Avoin sivusto ja suljettu työtila on perustettu eDuuni-alustalle, ja Teams-työtilan perustaminen on harkinnassa.
    5. Kesän aikana on perustettu sähköpostilista, jolle voivat liittyä myös hankkeen ulkopuoliset, asiasta kiinnostuneet henkilöt.
    6. OKM:n kolmivuotinen rahoitus on alun perin saatu vuoden 2020 loppuun, mutta jatkorahoitusta on saatu kesään 2021 asti.
  6. Muita mahdollisia tiedotusasioita
    1. Muita asioita ei ollut.

4 Uudistukset

  1. Palvelinympäristön päivityksen tilanne
    1. Päivi kertoi, että tällä hetkellä klusteriympäristö on saatu stabiilimmaksi, eikä akuutteja muutostarpeita ole.
    2. Submissions.theseus.fi-alustapalvelin on vanhentumassa ja uusittava parin kuukauden sisällä. Optimaalisessa tilanteessa se voidaan tehdä ilman käyttökatkoa. KK tiedottaa, kun asia etenee.
  2. Annifin käyttöönoton sujuminen
    1. Minna M. ja Tiina kertoivat, että kysymyksiä asiasanoituksesta on tullut vähemmän kuin aiemmin, ja Annif on helpottanut työtä.

    2. Eeva kertoi ammattikorkeakoulukirjastojen kuvailijoiden toivoneen esitystä Annifista. Mona Lehtinen KK:lta on lupautunut puhumaan Finto AI:sta, ja samaan tilaisuuteen olisi hyvä saada joku Julkaisemisen palveluista kertomaan Annifin käytöstä Theseuksessa.
      Päätös: Eeva laittaa päivämääräehdotuksia Monalle, ja KK/Julki keskustelee sopivista ajankohdista Monan kanssa.
  3. Theseus-asiantuntijoiden koostaman muutostarpeiden tilannekatsaus
    1. asiasanojen tallennuksen ohjeistus
      Tiina tutkii edelleen lomaketta ja sillä olevaa ohjeistusta
      Päätös: Tiina tekee muutokset suoraan Google Drive -lomakkeelle ja KK tekee ne sen jälkeen Theseuksen syöttölomakkeelle.
    2. syöttölomakkeen / käyttöliittymän ruotsinnosten korjaus ja täydennys

      Arcadan Sarah Hagström on tehnyt keväällä listan virheellisistä ruotsinnoksista, joka lähetettiin KK:lle, mutta niitä ei ole vielä muutettu Theseuksen käyttöliittymään. Ruotsinkielisessä käyttöliittymässä on melko paljon suomen- ja englanninkielisiä tekstejä.

      KK:lle olisi helpompaa, jos käännökset voisi tehdä suoraan kielitiedostoon, sillä käyttöliittymäsijainnin perusteella tekstien löytäminen koodista on hankalaa.

      Päätös: Samu ottaa yhteyttä Sarahiin.
  4. Muita uudistamistarpeita
    1. esikatselumahdollisuus ennen kuin opiskelija tallentaa tiivistelmän

      Esikatselumahdollisuus helpottaisi julkaisijan työtä. Ongelma on rivien hyppiminen tiivistelmää tallennettaessa, ja esimerkiksi Word-ohjelmasta tekstiä kopioitaessa välilyönnit tulevat mukaan. Myös tiivistelmien kielivariantteja on toivottu uutena ominaisuutena. Tämä toive on esitetty ja haluttiin saattaa KK:n tietoon.

      Jyrki kertoi DSpacen uuden version 7 muuttavan myös syöttölomakkeita, mutta vielä ei ole tietoa, auttavatko muutokset tässä.

      Päätös: Lisätään esikatselu-toive tutkittavien asioiden listalle. Tässä yhteydessä on tutkittava myös, onko esikatselu mahdollista toteuttaa Dspace 7 -versiossa.

    2. saavutettavuustarkistustyökalu

      Laurean opettaja oli esittänyt Theseuksen tallennussivulle lisättäväksi saavutettavuuden tarkistustyökalua. Hänelle on kerrottu, että saavutettavuudesta ei haluta tehdä valmistumisen estävää asiaa. Saavutettavuustestausasiat voidaan silti kirjata Theseus-tallennussivun ohjeisiin. Ei ole järkevää, että saavutettavuutta testataan vasta työtä tallennettaessa, sillä saavutettavuus tulee ottaa huomioon jo työtä kirjoitettaessa, ja tallennusvaihe on liian myöhään prosessissa.

5 PAS

Jyrki kertoi keskustelleensa vapaakappalepalveluiden esihenkilön Aija Vahtolan kanssa ammattikorkeakoulujen tarpeista. Aija ei päässyt tähän kokoukseen.

PAS-asioita edistämään on palkattu uusi suunnittelija, joka aloitti KK:lla elokuussa. Hänellä on meneillään vielä perehtymisvaihe.

6 Käyttörajoitetun kokoelman perustaminen Theseukseen

Keväällä on alkanut keskustelu käyttörajattujen kokoelmien käyttöönotosta Theseuksessa, ja KK on tehnyt niistä tarjouksen. Yksittäinen AMK voi ottaa käyttörajoitetun kokoelman käyttöön riippumatta muiden AMKien päätöksestä. Ammattikorkeakouluista 13 on kiinnostunut ja valmis etenemään asiassa jo syksyllä, muutama ilmoitti, ettei asia ole nyt ajankohtainen, ja seitsemää ei kiinnosta lainkaan.

Kaikille AMKeille käy, että metadatat ovat näkyvillä myös käyttörajatuissa kokoelmissa.

Käyttörajattujen kokoelmien aineistojen siirtäminen pitkäaikaissäilytykseen PASiin on monimutkaisempi kysymys. KK:n ehdotus on, että julkaisuarkistoaineistot siirtyisivät PASiin vapaakappaleina. Tällöin myös käyttörajoitetut aineistot olisivat nähtävillä vapaakappalekirjastoissa vapaakappaletyöasemilla. AMK-johtoryhmän ja lakimiesten käsityksen mukaan tekijänoikeuslaki kieltää tämän, sillä opiskelija omistaa työnsä oikeudet ja päättää sen jakelusta.

Olisi hyvä löytää ratkaisu, jotta vapaakappaletulkinta ei olisi PAS-säilytyksen este. Teknisesti käyttörajattujen kokoelmien toteutus ei ole vaikeaa. Asiasta olisi hyvä keskustella asiantuntijatasolla. KK:n lakimiestä olisi ehkä myös syytä konsultoida.

Päätös: Järjestetään kokous, jossa myös Aija Vahtola KK:n vapaakappaleyksiköstä on mukana. Jyrki ottaa Aijaan yhteyttä. Eeva kysyy Haaga-Helian lakimiehen käsitystä.

7 Theseuksen ylläpito ja kehittäminen vuonna 2021

Ensin keskeisiä asioita ovat käyttörajatut kokoelmat, Avoin tkio -verkoston toiminta ja sen koordinointi Theseus-toimiston yhteydessä. Lisäksi ajankohtaista on PAS-siirtoihin liittyen PDF-A-konversion käyttöönotto ja markkinointi. Myös Plan S vaikuttaa julkaisuarkistoihin, ja siihen liittyen on ohjeistettava rinnakkaistallentajia ja pidettävä esimerkiksi tiedotuswebinaareja.

KK:lla alkaa loppuvuodesta DSpace 7 -versionvaihdon suunnittelu, mm.  nykyisen vitosversion räätälöintien siirto tuottaa paljon työtä. Muissa arkistoissa työn alla on CRIS-järjestelmien (Converis ja Pure) integraatiot. DSpaceen on lisätty kokotekstien suodatusmahdollisuus, joka voidaan haluttaessa ottaa käyttöön myös Theseuksessa.

Eeva kertoi saaneensa organisaationsa sisältä mm. opettajilta palautetta siitä, että Theseuksen hakuominaisuudet ovat huonot. Eeva totesi myös, että palautteenantajan tiedonhakutaidoista ei ole käsitystä.

8 Kustannukset vuonna 2021

Jyrki kertoi, että Theseuksen maksuihin ei ole tulossa korotuksia. Jos käyttörajatut kokoelmat otetaan käyttöön, se luonnollisesti vaikuttaa hintaan tehdyn tarjouksen mukaisesti.

9 Muita mahdollisia asioita

Samu kertoi, että DSpaceen on tehty uusi OAI-MPH-formaatti qdc_kk, jolla voi siirtää tiedot Theseuksesta Primo-käyttöliittymään.

Hanna on luopumassa AMKIT-konsortion puheenjohtajuudesta, mutta jatkaa yhä laatupalaveriryhmässä. On mahdollista, että ryhmään liittyy uusi henkilö, kun puheenjohtaja on valittu.

10 Seuraava laatupalaveri

Seuraava palaveri on 19.3.2021 klo 9-11. Kutsulistalle lisätään KK:lta Kaija Kovanen ja Aija Vahtola.

11 Kokouksen päättäminen

Kokous päättyi klo 13:46.


  • No labels