Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä, 6.11.2018
Aika: 6.11.2018 klo 10.00-12.00
Paikka: Kardemumma (V503), Leipätehdas ja AC-etäyhteys
Läsnä: Mikko Pennanen (Turun yliopisto, pj.), Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Heli Kautonen (Kansalliskirjasto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)
Etänä: Tommy Lahtinen (Åbo Akademi), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Ilkka Nokelainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Silja Pirkola (Luonnonvarakeskus), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)
1. Kokouksen avaus
- Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.01
- Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokouksen vuoksi edellisessä kokouksessa sovittu kokouspäivämäärä piti siirtää aikaisemmaksi
2. DPA-sopimusluonnoksen palaute
- Aiheesta on kokous iltapäivällä 6.11.
- Kansalliskirjaston palveluihin liittyvien sopimusten tietosuoja-liitteet olivat kommentoitavana yhtä aikaa ja kaikki annetut kommentit pyritään ottamaan huomioon yli palvelurajojen
- Poikkeuksina FinELib- ja Melinda-palvelut
- Julkaisuarkistosopimuksen tietosuojaliitteessä otetaan huomioon kaikkien palvelujen tietosuojaliitteisiin tulleet kommentit
- Vielä marraskuun lopulla olevan Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokouksen jälkeen voidaan ottaa kommentteja huomioon, jos sellaisia lähetetään
- Heli Kautonen ja Bjarne Beckmann Kansalliskirjastosta ovat olleet projektissa vetovastuussa, jotta kaikkien palvelujen sopimuksista on saatu yhtenäisiä
3. Uuden asiantuntijaryhmän valinta
- Julkaisuarkistopalveluihin on liittynyt uusia asiakkaita sitten ryhmän perustamisen, kuten Vaasan yliopisto ja Valtioneuvosto
- Viime kerralla yliopistojen edustajia kysyttiin silloisen SYNin kautta, tälläkin kertaa lienee hyvä toimia samoin ja kysyä edustajia yliopistokirjastojen verkosto FUNilta ensin
- Olisi hyvä, jos ehdotettavat edustajat hoitavat kotiorganisaatioissaan julkaisuarkistoihin liittyviä tehtäviä
- Nina Hyvönen on yhteydessä FUNiin
- Ehtiikö päätöstä saada ajoissa Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokoukseen?
- Pyritään saamaan kaikki sovittua ennen ohjausryhmän kokousta
- Minna Liikala, Mikko Pennanen, Minna Marjamaa ja Tiina Tolonen ovat kiinnostuneita jatkamaan ryhmässä
- Iris Tahvanainen ei jatka ryhmän jäsenenä ensi vuonna, ehdottaa Ilkka Nokelaista Lappeenrannasta
- Todettiin, että asiantuntijaryhmän kokoukset ovat avoimia ja niihin voi osallistua, vaikka ei olisi virallinen jäsen
- Toiminnan laajempaa tiedotusta jatketaan
- Jatkossa jotain tiettyä teemaa käsitteleviin kokouksiin voisi tarvittaessa kutsua vierailijoita esimerkiksi Jyväskylästä, UEF:sta tai Aalto-yliopistosta
4. Uudet palvelut ja muu kehitystyö
- LutPubin julkaisut on poistettu Doriasta, eli ne löytyvät nyt vain Lappeenrannan teknillisen yliopiston omasta julkaisuarkistosta
- Theseuksessa kaavailtujen muutosten toteuttaminen helmikuussa 2019: Metadatauudistus, ulkoisen syöttölomakkeen korvaaminen DSpace-lomaketekniikalla ja Theseuksen palvelimen kuorman tasaus
- Kokoelmarakennetta yksinkertaistetaan Justus-yhteyden vuoksi
- Theseuksen ulkoinen syöttölomake täyttää 10 vuotta, sen korvaavan DSpace-lomakkeen käyttöönotto helpottaa päivitys- ja ylläpitotyötä
- Metadatakenttiä voi päivittää Drive-taulukossa eikä DSpace-syöttölomakkeen käyttö edellytä omaa instanssia
- Palvelimen kuorman tasaukseen on suunnitteilla ratkaisuja, Anis Moubarik selvittelee
- Ulkoasu-uudistus tulossa pian
- Julkaisuarkistopalveluiden toiminnan suunnittelu vuodelle 2019
- Alustavasti tiedossa olevia yleisiä kehitystehtäviä:
- Julkaisuarkistojen siirtyminen http:stä https:ään
- OAI-PMH rajapinnan osalta on tarkistettava, ettei http -> https -siirtymästä aiheudu haravointiongelmia
- LUTPub on ilmoittanut toimivansa pilottina siirtymässä
- EndNote-moduuli, RIF
- Vaatii mappauksia ja taustaohjelmien lisätutkimuksia
- Kuormanhallinnan/tasauksen ratkaisut
- Palvelusta haravoituvat metadataformaatit
- Takautuvaa dataa on tutkittava, jotta haravointi saadaan yhtenäiseksi
- Shibboleth-kirjautumisen toteuttaminen useammassa julkaisuarkistossa
- Lappeenrannan LUTPub, Vaasan Osuva ja Lapin Lauda ovat ensimmäisinä
- Converis-kytkentä
- Lappeenrannan teknillisen yliopiston, Åbo Akademin ja Turun yliopiston toive, mutta edellyttää lisätietoa Converiksen rajapinnoista ja toiminnallisuuksista
- Jyväskylän yliopistossa Converiksen ja DSpace 6:n välisen kytkennän toteuttaminen on ollut mutkikasta
- Converiksen dokumentointi on vaikeaselkoista ja resurssit asioiden selvittämiseen ovat rajalliset
- Tiedonkeruun avoimuusvaatimus voi lisätä painetta rinnakkaistallennusten siirtoon Converiksesta avoimeen julkaisuarkistoon
- Lappeenrannassa mietitään ratkaisua IT-palvelujen kanssa, Åbo Akademin kanssa on keskusteltu
- Converiksen nykyiseltä omistajalta Clarivatelta saatu vain oletusratkaisu, joka ei ilmeisesti ole sellaisenaan riittävä
- Mikko Pennanen on tehnyt keväällä taustakartoitusta, mutta valmista ratkaisua ei silloin löytynyt
- Lappeenrannassa kytkennän toteuttamisella on johdon tuki, mikä on olennaista
- Ilkka Nokelainen: Converis-DSpace -integraatio on hankala joka tapauksessa, sillä kehitystyö ja ylläpito vaatii huomattavat resurssit
- Justus-kytkentä (Theseus)
- Demo on luvattu, mutta testausta ei ole toistaiseksi aloitettu
- CSC:llä ollut backendissa ongelmia shibbolethin kanssa
- LUKE:ssa ollaan kiinnostuneita kytkennästä
- Kommentoitiin, että viestintä julkaisuarkistoista on haastavaa, erityisesti tutkimustietojärjestelmän ja julkaisuarkiston eron tekemiseksi
- ÅA:ssa päätetty puhua tutkijoille vain julkaisuarkistoista ja rinnakkaistallentamisesta
- Saavutettavuus julkaisuarkistoissa
- koulutusta kaivataan
- Lisäksi asiakaskohtaisia projekteja
- Toiveita saa esittää, vaikka toiveiden tynnyri on JIRAssa melko täynnä; sieltä valitaan toteutettavaksi sellaisia, jotka hyödyttävät mahdollisimman monia julkaisuarkistoasiakkaita
- Minna Marjamaa: Toivotaan jonkin tutkimustietojärjestelmän (CRIS) käyttöönottoa DSpacen yhteyteen
- DSpace 7:n käyttöönoton jälkeen asiaa voidaan lähteä tutkimaan
- Pitemmällä tähtäimellä voi olla mahdollista, mutta tällä hetkellä aikataulusta ei voi sanoa mitään tämän tarkempaa
- DSpace 7:n kehitystyö etenee
- Arviolta kymmenen kuukauden työ vielä jäljellä
- Version pitäisi olla valmis tammikuussa
- OR19:ssä esitellään varmasti uutta versiota
5. Muut asiat
- Heli Kautonen aloittaa julkaisemisen palvelut -yksikön vetäjänä 1.1.2019
- Aloittanut Kansalliskirjastossa 2011 Asiakkuuden hallinta -yksikön esimiehenä
- Organisaatiouudistuksen jälkeen Heli siirtyy julkaisemisen palvelut -yksikön esimieheksi
- Uuteen yksikköön kuuluvat julkaisuarkistot, URN ja Qvain -tutkimusdatan kuvailuväline
- Tulevat yksiköt on perustettu palveluiden ympärille
- Theseuksen kymmenvuotisjuhlaseminaari 21.11.2018 Tampereella
- Kansalliskirjaston julkaisuarkistoihmiset osallistuvat seminaariin, Jyrki Ilvalla ja Samu Viidalla esitykset
- Open Repositiories 2019 kesäkuussa Hampurissa - Call for Proposals: https://or2019.blogs.uni-hamburg.de/cfp/
- Konferenssin teemana: All the user needs
- Paljon aiheita, mistä tarjota esityksiä
- Toivotaan suurta osanottoa Suomesta, koska seuraavat järjestetään taas muualla kuin Euroopassa
- Avoimen tieteen syyspäivät järjestettiin 19.-20.11.18, materiaalit verkossa: https://avointiede.fi/fi/arkisto/syysp%C3%A4ivien-2018-esitykset
- Tanja Vienonen: Olisiko julkaisuarkistopalveluille hyötyä osallistua myös KATVE-ryhmän kokouksiin?
- Aiheista riippuen voisi osallistua tarvittaessa
- Nina Hyvönen siirtyy uuden Yhteentoimivuuspalvelujen esimieheksi, mutta saattaa osallistua edelleen asiantuntijaryhmän toimintaan
6. Kiitokset kuluneista vuosista!
- Ryhmässä on ehditty käsitellä paljon julkaisuarkistoihin liittyviä aiheita
- Julkaisuarkistojen välinen tietojenvaihto on ollut hienoa
- Ryhmä on täyttänyt tarkoituksensa ja toivotaan, että jatkossakin ryhmä toimii yhtä hyvin
- Julkaisuarkistotoiminnan kehittämisen kannalta on ollut hienoa saada tietoa laajemmin, miten muualla ongelmia on ratkaistu