2018-09-25

Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä, 25.09.2018

Aika: 25.09.2018 klo 10.00-12.00

Paikka: Fabianian neuvotteluhuone, 2. krs, Yliopistonkatu 1 ja AC-etäyhteys

Läsnä: Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Minna Liikala (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Mikko Pennanen (Turun yliopisto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)

Etänä: Ilkka Nokelainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Silja Pirkola (Luonnonvarakeskus), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)

1. Kokouksen avaus

• Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.07

2. Uudet palvelut ja muu kehitystyö

• Lappeenrannan teknillisen yliopiston uusi LutPub-julkaisuarkisto avattiin kesäkuussa
  • LutPubin takautuvat sisällöt siirretty Doriasta
    • Löytyvät vielä jonkin aikaa kahdesta paikasta, mutta poisto Doriasta on tarkoitus sopia Kansalliskirjaston kanssa piakkoin
    • Poiston jälkeen LutPubiin siirretään myös takautuvat tilastot
  • Converis-kytkentää koskeva selvitystyö on vielä tekemättä - tarvitaan lisätietoja Converiksen ominaisuuksista
    • Miika Nurmisen (Jyväskylän yliopisto) CRIS2018-konferenssiesityksen perusteella kytkennässä voi olla haasteita
    • Selvitystyö aloitettiin keväällä, on edelleen samassa tilassa
    • Yksi avoin kysymys on millä tekniikalla siirto onnistuu järjestelmästä toiseen
      • Rajapintana voisi käyttää integraatioalustaa, kuten Windowsin BizTalkia
      • Converiksen DSpace-kytkentä perustuu ilmeisesti SWORDiin, mutta sen käytössä on ollut Jyväskylässä ongelmia
    • Siirrettävästä metadatasta päätetään vasta sen jälkeen, kun rajapinnan toiminnasta saadaan selvyys
    • Kytkentä olisi erityisen tarpeellinen artikkelien rinnakkaistallennuksessa, joka tällä hetkellä tehdään käsityönä ja vie jo valmiiksi vähäisiä resursseja
  • Turun yliopistolla voi olla kiinnostusta Converis-kytkentään, jos sen kehitys etenee

• Theseuksen tulevat uudistukset
  
  • Syöttölomakkeiden uusiminen on suunnitteilla, tarkoitus tehdä samaan aikaan kokoelmarakenteen uudistuksen ja metadatan päivityksen kanssa
    • Tiina Tolonen on katsonut metadataa, Minna Marjamaa on aloittamassa työn pian
    • Laureassa tehdään paljon rinnakkaistallennuksia ja siellä toivotaan, että syöttölomake olisi mahdollisimman yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä tietojen syöttäjälle, joka on usein muu kuin julkaisuarkistoammattilainen
    • Toivottavaa olisi, että metadatan tarkastaja voisi tehdä tarvittavat korjaukset ja lisäykset myöhemmin
    • Justus-integraation testausta ei ole vielä aloitettu, CSC odottaa Theseuksen metadataa koskevia ratkaisuja
    • Justuksen lomakkeen käytössä on ollut toistaiseksi vaikeuksia
      • Ongelmia on ollut mm. Eduuniin kirjautumisessa
      • Metadatan syötön tulisi olla helppoa; julkaisujen syöttäjät ovat olleet puutteista yhteydessä CSC:hen
      • Workflow vaatii vielä kehitystyötä
  • Theseuksen uusi ulkoasu on saatu graafikolta, lähetetty Samu Viidalle ja Anis Moubarikille Kansalliskirjastossa
    • Aiemmin on sovittu, että jos graafinen materiaali on valmis ennen syyskuun loppua, uusi ulkoasu saadaan julkaistua marraskuussa
    • Asiaa käsitellään myös AMK-kirjastojen johtajien kokouksessa
  • Theseuksen yhteydessä keskusteltiin myös pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä kysymyksistä
    • Aija Vahtolalta on saatu tieto, ettei asia ole edennyt
    • PDF/A-konversion osalta ollaan odoteltu PAS-asian etenemistä: konvertterin rakentaminen ei ole hyödyllistä ennen kuin tiedetään onko se tarpeen
    • Theseuksessa on monenlaisia tallentajia, joten ohjeistuksen pitäisi olla niin yksiselitteinen, että kaikki osaavat toimia samalla tavalla

• Kokoelmarakenteen yksinkertaistaminen on suunnitteilla myös Jukurissa
  • Työ on aloitettu, Samu Viita ja Tanja Vienonen Kansalliskirjastosta menevät vierailulle LUKE:n Viikin pisteeseen lokakuussa
  • Haasteita on, mutta kokoelmarakenteen yksinkertaistaminen on hyvä tavoite julkaisuarkiston ylläpidonkin kannalta
  • Kun mahdollisimman iso osa julkaisujen tiedoista on metadatassa kokoelmarakenteen sijaan, tulevat päivitykset on helpompi tehdä
  • Kokoelmia pitää olla aina ainakin yksi, kustomoidut syöttölomakkeet ja käyttörajatut aineistot lisäävät kokoelmien määrää
  • Takautuvan datan kanssa voi olla haasteita
    • Dataa on tuotu eri organisaatioista, vanhasta Trip-tietokannasta ja aiempien tutkimuslaitosten (esim. Metla) tietokannoista
    • Jukuri toimii sekä julkaisuarkistona että julkaisurekisterinä
  • Tanja Vienonen tutustuu Jukurin metadataan ennen kokousta
  • Turun yliopistossa on tehty vastaava uudistus eikä negatiivista palautetta ole saatu; jos metadata on laadukasta, kokoelmarakenteen ei tarvitse olla monitahoinen
    • Muutoksen yhteydessä on hyvä pyytää organisaation henkilökuntaa tarkistamaan verkkosivuille ja muualle linkitettyjen julkaisujen osoitteiden toimivuus ja muistuttaa pysyvien tunnisteiden käytöstä

• Julkaisuarkistojen ja Justuksen kytkentä
  • Odotellaan Justuksen uutta testiversiota, jota on lupailtu CSC:ltä myöhemmin tänä syksynä
  • AMK:ien osalta puutteiden ja toivottujen ominaisuuksien esille nostaminen olisi hyvä tehdä nyt, jotta ne saadaan käyttöön Theseuksen uudistuksen yhteydessä
  • Justuksen käyttöönotto ei toteutune Theseuksen osalta tänä syksynä, sillä ehdotettu ajankohta (joulukuu) ei ole ihanteellinen opinnäytteiden syöttökiireen vuoksi

• DSpace-syöttölomakkeiden uudet ominaisuudet
  • Kytkennät Finto-rajapintaan ja URN-generaattoriin on toteutettu; enää ei tarvitse hyppiä eri sivuilla hakemassa näitä tietoja
  • Syöttölomakkeiden määrittelymahdollisuus taulukon avulla
    • DSpaceen voidaan hakea lomakkeiden metadatakentät Google Driveen luotavasta taulukosta, josta tarvittavat tiedot pyöräytetään skriptin avulla sisään julkaisuarkistojärjestelmään
    • Käytössä mm. Julkarissa
    • Taulukoiden käytöstä on suuri apu julkaisuarkiston ylläpitäjälle, kun pyydetyt muutokset eivät huku sähköpostin syövereihin
  • Pudotusvalikoiden päivittämismahdollisuus toisella palvelimella olevien listojen avulla
  • Myös Theseuksessa voidaan todennäköisesti siirtyä käyttämään DSpace-syöttölomakkeita tulevan uudistuksen yhteydessä
    • Lomake ei olisi aivan samanlainen kuin nykyiset lomakkeet, mutta esim. kieliversiointi onnistuu (esim. opinnäytteen taso -kenttä)
  • Shibboleth-tunnistautumista testataan tiedon syöttäjien kirjautumisessa
    • Lapin yliopiston Lauda toimii ensimmäisenä pilottina, muissa voidaan ottaa käyttöön pilotin jälkeen

• Julkaisuarkistoon tallennettujen kuvien esittämiseen uusi galleria-toiminto
  • Katso esimerkki Doriasta
  • Toimii tietueissa, joihin on tallennettu useampi kuva, joita voi galleriassa selailla
  • Toimintoa jatkokehitetään vielä
    • Mobiilikäyttö optimoidaan
    • Pohdinnassa näytetäänkö esikatselukuvat tietueen etusivulla kaikista
    • Kuvien esitysjärjestys riippuu tiedostojen järjestyksestä; DSpacessa voi järjestää kuvat uudelleen tiedostojen järjestely -osiossa

• Metadatasuunnittelu
  
  • Tulossa yhteistapaaminen joissain julkaisuarkistoissa käytössä olevan automaattisesti generoituvan viittauslaatikon tietojen määrittelystä
  • Doodleen saatu jonkin verran vastauksia
  • Tärkeää tässä on yhtenäisen metadatan tallennusformaatin käyttö
  • Tapaaminen järjestetään torstaina 11.10. klo 10-12, kutsu lähetetään ilmoittautuneille
    • Toivotaan mahdollisimman paljon osallistujia paikan päälle, mutta osallistuminen onnistuu etänäkin
  • Tapaamisessa on tarkoitus ainakin sopia minimivaatimuksista, joilla laatikko muodostetaan
    • Minimivaatimukset pitää sopia niin metadatakenttien määrän kuin niiden sisällön osalta (esim. montako merkkiä arvossa pitää olla)
    • Lisäksi on mietittävä halutaanko, että viittauslaatikko noudattaa jotain tiettyä formaattia/standardia ja mitä tietoja tätä varten tarvitaan

3. Julkaisuarkistot ja GDPR

• Asiaan liittyvä selvitystyö on jatkunut Kansalliskirjaston eri palveluissa
  • Julkaisuarkistot ovat yksi palanen muiden palveluiden joukossa
  • Tulkinnat eri osapuolten vastuista ovat tarkentuneet prosessin aikana
• Heli Kautonen esitteli sopimusliiteluonnosta tiedonhallinnan ohjausryhmässä 11.9.18
  • Käsiteltiin luonnokseen tehtyjä muutoksia (merkitty liitteeseen punaisella tähdellä)
    • Palveluiden henkilötiedot (jaetuissa julkaisuarkistoissa), sekä palveluiden käyttäjistä kerätyt lokitiedot ovat Kansalliskirjaston vastuulla
    • Asiakasorganisaatiot vastaavat omasta henkilötietorekisteristä, sekä metatiedoissa ja aineistossa olevista henkilötiedoista
• Luonnos sopimusten tietosuojaliitteistä on lähtenyt kommenttikierrokselle
  • Jaana Routakangas Kansalliskirjaston Tietovarannot-yksiköstä on lähettänyt luonnoksen julkaisuarkistojen sopimusyhteyshenkilöille
  • Kommentointiaikaa on 15.10.2018 asti
  • Julkaisuarkistoissa haasteena ovat jaetut arkistoinstanssit
• Theseuksen tietosuojailmoitukset on lähetetty käännettäväksi; voi olla, että ilmoitukseen tulee muutoksia vuodenvaihteen jälkeen
• Kansallinen lainsäädäntö tietosuojasta on vielä hyväksymättä

4. Kesän konferenssit

• Open Repositories 2018 Bozemanissa, Coloradossa
  
  • Jyrki Ilva esitteli konferenssimatkaa, katso esitys
  • Tämän vuoden teemana oli "Sustaining Open", joka näkyi myös esityksissä – aiheina mm.
    • Kaupalliset vs. yhteisön voimin avoimesti tuotetut palvelut ja ohjelmistot
    • Keskitetyt vs. paikalliset palvelut
    • Palvelujen pitkän tähtäimen ylläpito
  • Konferenssiin osallistui n. 350 henkeä, joka on melko tavallinen määrä, kun konferenssi järjestetään Pohjois-Amerikassa
  • Tim Donohue esitteli DSpace 7:n kuulumisia
    • Näillä näkymin uusi versio julkaistaan alkuvuodesta 2019, vaikka monet asiat ovat vielä kesken
    • Version uutuuksia mm. uusi käyttöliittymä, kokonaan uusittu REST API, ResourceSync-rajapinta ja tuki koneluettavan metadatan välittämiselle http-headereissa (”signposting”)
    • Tietomalliin tehdään muutoksia, joiden toteuttaminen on viivästyttänyt kehitystyötä
      • Tulevaisuudessa voidaan julkaisujen lisäksi kuvailla muitakin entiteettejä, mm. tekijöitä tai esim. lehtimuotoisia julkaisuja
      • Kehitetään eteenpäin tulevissa DSpace-versioissa
      • Tietomallissa on tehty DSpace-CRISin tietomallia vastaavia ratkaisuja, mutta tekninen toteutus on erilainen
    • Esityksen mielenkiintoisinta antia oli nähdä miten syöttölomaketta on kehitetty
    • Kokouksessa kommentoitiin nykyisen REST-rajapinnan käytön haastavuutta, sillä laajasti käytettynä sen kanssa on ilmennyt ongelmia
    • DSpace 7:n uusia ominaisuuksia pohdittiin käytön kannalta
      • ennen käyttöönottoa pitää varmistaa sekä toimivuus, että oikeudelliset asiat, kuten tietosuojakysymykset
      • Olisi hienoa, jos julkaisuarkistoihinkin voisi kytkeä auktoriteettitietokannan Melinda-metatietovarannon tapaan
      • Pitää myös varmistaa kuinka uudistukset kytkeytyvät toisiinsa ja muihin versioihin
  • Ensi vuoden OR-konferenssi järjestetään 10.-13.6.2019 Hampurissa
    • Toivotaan mahdollisimman laajaa osallistumista suomalaisista julkaisuarkistoista
    • Call for Proposals avataan lokakuun lopulla

• CRIS2018 Uumajassa
  
  • Osallistujissa enemmän suomalaisia kuin OR:ssä, yhteensä toistakymmentä, kokonaisuudessaan konferenssiin osallistui n. 150 henkeä
  • DSpace-CRIS oli näkyvästi esillä
    • Jopa enemmän esillä kuin kaupallisten toimijoiden ohjelmistot
    • Kehitetään italialaisessa 4Science-yrityksessä, aiemmin Cinecassa (”Italian CSC”)
    • Kysymyksiä herättää se, että DSpace-CRIS on yksi DSpacen kehityshaara, ei erillinen moduuli
  • Suomessa DSpace-CRISiä ei ole toistaiseksi otettu käyttöön
    • Haasteena ollut eri käyttöliittymä (JSPUI) kuin Suomessa käytetyissä DSpace-versioissa (XMLUI)
    • Tämä ongelma poistuu DSpace 7:n uuden käyttöliittymän myötä
  • Todettiin, että CRIS-järjestelmä tarjoaisi organisaatioille uusia mahdollisuuksia
    • Voisi lisätä kiinnostusta myös OA:ta kohtaan
    • DSpace 7:ään on tulossa myös mahdollisuus toteuttaa tutkijoiden omia sivuja

5. Muut asiat

• Julkaisuarkistojen sisältämien kirja-aineistojen metatietojen hyödyntäminen Melindassa, katso esitys
  • Lassi Lager esitteli suunnitelmia hyödyntää metatietovaranto Melindassa valmiita kuvailutietoja muista tietokannoista
  • Melindaan ei ole tarkoitus haravoida kaiken aineiston metatietoja, vaan vain ISBN-tunnuksellisia aineistoja (esim. väitöskirjat)
    • Vuosittain Melindaan voitaisiin saada noin 3000 uutta kirjojen kuvailutietuetta
    • ISBN-tunnukselliset julkaisut ovat useimmiten julkaisuarkistoasiantuntijoiden tallentamia, joten metatiedot ovat todennäköisesti oikein
  • Jatkossa haravointi on tarkoitus saada automatisoitua säännöllisesti tehtäväksi prosessiksi
    • Alussa ihmistarkastus välissä
  • Metatiedot haravoidaan suoraan Melindaan, josta ne replikoituvat Fennica-kansallisbibliografiaan, tarvittaessa muihin (kirjasto)tietokantoihin ja Fennicasta/kirjastotietokannoista Finnaan
    • Finnan tuplakontrollissa voisi käyttää URN-tunnuksia hyödyksi
  • Aluksi haravoidaan vain metatieto, mutta myöhemmin haravointiin liitetään myös kokotekstitiedostot vapaakappaleprosessin kautta
  • Ehdottomasti hyvä asia, koska väitöskirjojen haku voi olla hankalaa, kun ei ole yhtä luotettavaa paikkaa mistä niitä voisi etsiä
    • Mainittiin, että väitöskirjat ilmoitetaan OKM:n vuosittaisessa julkaisutiedonkeruussa, joten ne ovat Juulissa melko kattavasti (aivan uusimmat haettava eri tietokannoista)

• Muutoksia Kansalliskirjastossa
  • Vuoden 2019 alusta toteutuva organisaatiouudistus vaikuttaa myös julkaisuarkistopalveluihin
    • Edellinen uudistus oli 2017
    • Nyt suuret yksiköt jaetaan pienemmiksi palvelujen mukaan
    • Julkaisuarkistopalvelut siirtyvät Tietovarannoista Julkaisemisen palvelut -yksiköksi, jonka esimieheksi siirtyy Heli Kautonen entisestä Asiakkuuden hallinta -yksiköstä
      • Nina Hyvönen jatkaa toisen yksikön esimiehenä
  • Leipätehtaan tiloista luovutaan tammikuussa 2019
  • Myös Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja on vaihtumassa edellisen johtajan jäätyä eläkkeelle

• Julkaisuarkistopalveluiden asiantuntijaryhmän tulevaisuus
  • Nykyisen ryhmän kausi päättyy, uuden ryhmän kokoonpanosta päätetään syksyn aikana
  • On mahdollista, että osa ryhmästä joudutaan kutsumaan erikseen
    • Edellisellä kerralla SYN (nyt FUN) ei katsonut tehtäväkseen nimetä yliopistokirjastojen edustajia, koska palvelun asiakkaina on vain osa yliopistokirjastoista
    • Kaikkia ryhmän jäseniä ei ole pakko vaihtaa kerralla
  • Ryhmän toimintakausi voisi olla kaksi vuotta, jotta kaikki pääsevät osallistumaan
  • Iris Tahvanainen: On hyvä, että ryhmä jatkaa, sillä se on ollut tarpeellinen ja julkaisuarkiston kehittämistyössä erittäin hyvä tietolähde
  • Myös Kansalliskirjaston asiantuntijoiden mielestä ryhmä on toiminut hyvin tiedon välittämisessä asiakasorganisaatioille
    • Yleisemmälle, kansalliselle ryhmälle olisi voinut myös olla tarvetta
    • Ryhmän toimintaan voisivat osallistua kaikki Kansalliskirjaston julkaisuarkistoasiakkaat

• Avoin Tiede -koordinointi on siirtynyt Tieteellisten Seurain Valtuuskunnalle (TSV)
  • Kansalliskirjastossa ja ehkä myös muissa organisaatioissa tarvittaisiin tähän enemmän resursseja
  • Yliopistokirjastoilla on ollut epävirallinen yhteistyöryhmä OA-verkosto

• Tiedottamista ja yhteistyötä julkaisuarkistoasioissa voisi auttaa vuosittain järjestettävä seminaari tai vastaava
  • Organisaatiouudistuksen jälkeen voisi selvittää löytyisikö tällaisen järjestämiseen resursseja Kansalliskirjastosta
  • Kommentoitiin, että olisi kiinnostavaa kuulla muidenkin kuin Kansalliskirjaston asiakkaiden kehittämistä uudistuksista ja niiden onnistumisesta
    • Esim. Jyväskylän yliopiston Converis-kytkennästä

• Theseuksen kymmenvuotisseminaari järjestetään 21.11.18 Tampereella
  • Ohjelmaa suunnitellaan, tulee saataville myöhemmin
  • Kansalliskirjastosta pyydetty esityksiä Jyrki Ilvalta ja Samu Viidalta
  • CSC:ltä esityksen pitää Justus-kehityksestä vastaava Joonas Nikkanen
  • Myös johtajatason esitys on suunnitteilla
  • Ei etäyhteyttä, sillä keskiössä on eri AMK:ien työntekijöiden tapaaminen kasvokkain

6. Seuraava kokous

• Vuoden viimeinen kokous järjestetään tiistaina 6.11.2018 klo 10-12 Sörnäisissä Leipätehtaalla kirjastoverkkopalvelujen tiloissa ja etäyhteydellä