Theseus laatupalaveri, 15.6.2018

Aika: 15.6.2018 klo 13:00 - 15:00

Paikka: Leipätehdas, V520 Kaneli, Kaikukatu 4, 5. krs ja AC-etäyhteys

Läsnä: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto) Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Anis Moubarik (Kansalliskirjasto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)

Etänä: Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio), Minna Koistinen (Oamk)

Poissa: Hanna Lahtinen (AMKIT-konsortio)

Sihteeri: Samu Viita (Kansalliskirjasto)

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:08

2. Justus-Theseus integroinnin tilannekatsaus

• Integrointi ei ole edennyt vielä testailuihin asti. Integroinnin kannalta tärkein vaihe seuraavaksi on Theseuksen metadatan ja kokoelmahierarkian uudistus. Tämän jälkeen CSC pystyy paremmin testailemaan integrointia käytännön tasolla. Integroinnin osalta Theseuksen kokoelmahierarkiaa on tarkoitus yksinkertaistaa huomattavasti nykyisestään. Alustavissa suunnitelmissa on, että yhdellä AMK:illa olisi vain yksi tai kaksi opinnäytekokoelmaa ja yksi julkaisukokoelma. Tällöin Justukseen ei tarvitsisi integroida kokoelmavalitsinta, joka hakisi reaaliajassa kokoelmahierarkian ajantasaisen tilanteen.
• Metadatauudistus on jo alustavasti suunniteltu, mutta kokoelmahierarkian muutos vaatii lisää suunnittelua, mm. miten kokoelmahierarkian tiedot säilytetään tietueen metadatassa (koulutusohjelmatieto yms.).
• Päätettäviä ja avoimia asioita on vielä: Millaisia massaeditointeja pitäisi tehdä, milloin metadatan ja hierarkian muutokset tehdään, tarvittavat katkot, massaeditorin käytön kouluttaminen asianomaisille, työnjako yms.
• Tässä yhteydessä puhuttiin myös KK:n alustavasta suunnitelmasta luopua vanhasta Dspacesta erillään olevasta syöttölomakkeesta (input.theseus.fi) ja käyttää syöttöön ja workflowhon Dspacen omaa syöttölomaketekniikkaa. Tämä toteutettaisiin omalla, varsinaisesta Theseuksesta erillään olevalla Dspace-instanssilla. Autentikointi tapahtuisi Shibbolethilla, jonka johdosta sekä opinnäyteiden syöttö, töiden hyväksyntä workflowsta Theseukseen ja myös editointi onnistuisi samoilla tunnuksilla. Tietueiden jälkieditointi tapahtuisi edelleen Theseus-instanssissa, muut toimet syöttöä varten olevassa instanssissa. Tässä yhteydessä voisi myös harkita sitä, voisiko workflowssa suoraan editoida / lisätä metadataa. Aikaisemmin tämä työ on tehty vasta julkaistussa tietueessa.
• Kokoelmahierarkian yksinkertaistaminen, Dspace-syöttölomakkeeseen KK:ssa tehdyt viimeaikaiset parannukset sekä Shibboloinnin mahdollistaminen Dspace-autentikoinnissa voisivat mahdollistaa Dspace-syöttölomakkeen käytön jatkossa. Tästä muutoksesta voisi olla hyötyä myös tulevaisuudessa pimeän arkistoinnin toteuttamisessa, jos sellaiseen päädytään. Tällöin syöttöön tarkoitetusta Dspace-instanssista haravoitaisiin tietoa sekä varsinaiseen Theseukseen, että ei-julkisen aineiston osalta pimeään arkistoon.
• Suunnitelmassa lähes kaikki toiminnot voidaan toteuttaa Theseuksen nykyiseen tilanteeseen verrattuna, mutta avoimia haasteitakin on vielä jäljellä. Dspace ei edelleenkään tue monikielisen metadatan syöttämistä (DC-kentän kielimääre, esim. en, sv jne..). Toinen haaste on Shibboloimattoman syötön mahdollistaminen erityistilanteissa, joissa Shibboleth-kirjautuminen ei ole mahdollista. Myös erilaiset räätälöinnit AMK-kohtaisten poikkeusten osalta on hankalampi toteuttaa. Näitä on muutamia, mm. Shibboleth-arvojen erilaisten käytäntöjen vuoksi eri AMK:issa.
• Suunnitelma sai alustavasti kannatusta.
• Julkaisulomakkeeseen on toivottu myös CC-valintamahdollisuutta. Tässä yhteydessä puhuttiin myös CC-lisenssin syötön yksinkertaistamisesta. KK ehdottaa, että CC-valitsin toteutettaisiin alasvetovalikkotyyppisesti, tämä on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi muutamalla muulla KK:n julkaisuarkistoasiakkaalla. Ehdotettiin myös, että nykyisin kaksivaiheinen syöttö (ensin CC-lisenssin haku, sitten vasta varsinainen opinnäytteen syöttö) muutettaisiin yksivaiheiseksi, jossa syötetään kaikki tiedot samalla kertaa.. Alunperin kaksivaiheinen syöttö tilattiin sen vuoksi, että opiskelijalla olisi mahdollisuus liittää tietoja valitusta lisenssistä, kuten sen kuvake myös pdf:ään, mutta tätä mahdollisuutta ei ole käytännössä juurikaan käytetty ja nykyinen kaksivaiheinen syöttö lähinnä hidastaa syöttöä.
• Pohdittiin myös sitä, voitaisiinko vanhasta syöttölomakkeesta luopuminen ajoittaa samaan Justus-integroinnin kanssa. Tämä säästäisi metadatauudistukseen liittyvää teknistä työtä ja nopeuttaisi uuden syöttölomakkeen käyttöönottoa.
• Dspace-tekniikkaan syötön osalta siirtyminen mahdollistaa myös joustavammat ja nopeammat syöttölomakkeen muutostarpeet jatkossa, koska DSpace syöttölomakkeen konfigurointi on paljon nopeampaa kuin nykyisen Theseukseen räätälöidyn ulkoisen lomakkeen konfigurointi.
• Sovittiin, että asiaan palataan puolin ja toisin viikolla 34.

3. PDF/A-konvertoinnin tai validoinnin työkalun rakentaminen Theseuksen yhteyteen

• Minna Marjamaa on kysynyt KK:lta, mikä pdf-versio on kelvannut PAS:iin, kelpaako vain pdf/a ja mikä versio siitä yms. Soviittiin, että rukkaset ovat Aija Vahtolaan yhteydessä sähköpostitse, Nina Hyvöselle nämä viestit myös cc:nä.
• Pohdittiin pdf/a -konvertoinnin tai validoinnin mahdollisuuksista Theseuksen yhteydessä. AMK:ien taholta on pohdittu, voisiko Oulun yliopistossa laadittua pdf/a muuntajaa käyttää myös Theseuksessa. KK ehdottaa, että pdf/a konversio olisi osa opinnäyteen tekoprosessia, joka olisi irrallaan teknisesti varsinaisesta syöttöprosessista. Muuntajan käyttö ei vaadi erillistä integrointia syöttölomakkeen kanssa, vaan muuntaminen voisi tapahtua ennen varsinaista opinnäytteen syöttöä Theseukseen. Tätä ratkaisua puoltaisi se, että järjestelmien pitäminen irrallaan pitää syöttöarkkitehtuurin joustavampana ja muuntajatekniikka olisi tarvittaessa vaihdettavissa / valittavissa muistakin vaihtoehdoista sen vaikuttamatta syöttötekniikkaan. Toinen perustelu tähän irrallaan pitämiseen on se, että opiskelijan olisi hyvä tarkistaa pdf/a -muunnoksen onnistuminen jo hyvissä ajoin ennen syöttövaihetta, sillä syöttövaiheessa tarkistus voi jäädä tekemättä kun valmistumisella on usein kiire. Pahimmassa tapauksessa automaattinen muuntaminen voi muuttaa alkuperäistä sisältöä, jota ei kuitenkaan huomata tarkistaa ennen julkaisua, jos se jätetään syötön yhteyteen.
• Samassa yhteydessä puhuttiin myös PAS-tiedostomuodoista, niistä löytyy tarkemmin tietoa täältä:
• http://www.kdk.fi/images/tiedostot/PAS-tiedostomuodot-1.6.0.pdf
• Säilytyskelpoiset PDF:t dokumentin sivulla 10
• Siirtokelpoiset PDF:t dokumentin sivulla 20

4. Tietosuojaselosteen teko KK:n alaisuudessa oleville julkaisuarkistoille

• KK on lähettänyt viestin, jossa on malli GDPR:n soveltamisesta. Julkaisuarkistoasiakkaat ovat rekisterinpitäjiä, KK käsittelijä. Asiakkaat ovat vastuussa tietosuojaselosteen laatimisesta.
• AMK:eilla on tarkoitus tehdä tietosuojaseloste kesän aikana. Jyrki Ilvan lähettämän pohjan perusteella muokataan Theseukseen sopiva teksti ja Samu Viita linkkaa sen Theseuksessa, linkki selosteeseen pitäisi lähettää Samulle 3.7. mennessä.
• Theseuksen osalta on päätetty, että Theseuksen tietueiden muutokset halutaan lokittaa. Tämä toiminto on jo Theseuksessa käytössä, jokaisesta käsittelystä tulee dc.description.provenance-kenttään uusi toistuva kenttä.
• KK:n solmimat palvelusopimukset tullaan tarkistamaan ja saattamaan GDPR:n tarvitsemaan kuntoon. Aikataulu tämän työn osalta on vuoden loppuun mennessä. Julkaisuarkistojen osalta on tavoitteena, että mahdolliset lisäliitteet ja sopimustekstimuokkaukset lähtevät kommenttikierrokselle 11.9. mennessä. Tavoitteena olisi saada sopimus näytille Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokoukseen 28.11.
• Rekisterinpitäjä päättää some-nappien ja Google Analytics -tilastojen jatkamisesta. AMK:it siis päättävät asiasta Theseuksen osalta ja ilmoittavat KK:lle, KK ilmoittaa, jos asiassa tulee käänteitä tai asiakkailla alkaa muodostua yhteinen käsitys, miten kannattaa toimia.
• Google Analytics-tilastojen osalta KK käyttää Googlen tarjoamaa metodia IP-tietojen anonymisointiin, jossa IP-osoitteen viimeinen oktetti poistetaan ennen IP-tietojen lähettämistä Googlelle. Näin ollen IP ei ole jäljitettävissä yksittäiseen henkilöön asti. Asiakas päättää, onko tämä riittävä tapa anonymisointiin. KK:ssa harkitaan myös Matomo-tilastointiohjelman käyttöönottoa korvaamaan Google Analyticsiä.

5. Onko inhouse-asema tarkentunut

• Inhouse-aseman selvittely on edelleen vaiheessa, KK palaa asiaan, kun tähän kysymykseen saadaan lisäselvyyttä.

6. Syksyn Theseus-seminaarin järjestäminen

• Theseuksen kymmenvuotisen taipaleen johdosta järjestettävän puolen päivän kestoisen seminaarin paikaksi on valittu Tampere. Päivämääräehdotus on muuttunut alkuperäisestä ehdotuksesta ja on nyt 21.11. Toiveena on, että seminaarissa pysytään asialinjalla, ei siis juhlapuheita yms. KK:n puolelta toivotaan esitystä julkaisuarkistoista ja avoimesta julkaisuista.
• Seminaarin järjestää AMKIT-konsortio, arvio osallistujamäärästä on noin noin 100 henkilöä. Tarkempi aika ja paikka tarkentuu myöhemmin.

7. Ulkoasun graafinen suunnittelu käynnistymässä

• Petra Boije on tehnyt aikaisemman ulkoasun suunnittelun ja hänet on valittu suunnittelemaan myös tuleva ulkoasu. Ulkoasu koskee mm. typografiaa, värejä ja kuvia. Rukkasten mielestä alustava suunnitelma näyttää jo nyt hyvältä. Toive ulkoasumuutokselle on alkusyksy 2018. Periaatteessa uudistus on mahdollista saada tehdyksi muiden uudistusten yhteydessä tai aikaisemminkin. Kun suunnitelma on luovutettu kuvineen KK:lle, ulkoasu voidaan ottaa käyttöön siitä noin viikon kuluttua, jos iterointikierroksille ei ole tarvetta. Kesän aikana lomat voivat hidastaa toteutusaikataulua.

8. Theseuksen tallennuspolitiikka –keskustelu käynnistymässä

• Theseuksen tallennuspolitiikka on ollut kirjastonjohtajien kokouksissa esillä, mutta keskustelu jatkuu edelleen. Tallennuspolitiikkaa on ollut haasteellista linjata. Aikaisemmin linjana on ollut, että kukin AMK voi luoda haluamiansa kokoelmia, esim. konferenssijulkaisuja varten. Nyt mietitään, tulisiko sisältö määrätä yhtenäisemmin.
• KK:n puolesta sisällön tyypillä ei ole rajoituksia, mutta tuleva Justus-integraatio aiheuttaa rajallisen kokoelmavaatimuksen vuoksi rajoitteita jatkossa. Avoinna vielä myös se, tuleeko Justusta käyttäville tarkemmat rajaukset, vai onko kaikilla yhteinen politiikka tallennusten suhteen.

9. Audiotiedostojen tallentaminen Theseukseen

• Tiina Tolonen on ollut yhteydessä Teoston ja Gramexin suuntaan. Arene ry on tekemässä Teoston kanssa sopimusta, joka kattaa tekijänoikeuden alaisen musiikin streamauksen Theseuksesta.  Hanna Lahtinen hoitaa asiaa Arenen kanssa. Theseusta varten on alustavasti sovittu hankittavaksi mediapienlupa, joka kattaa tietyn minuuttimäärän streamauksen palvelusta. Minuuttimääriä seurataan jonkin aikaa toteutuneiden tallennuksien osalta ja sen perustella päätetään, millaista sopimusta tarvitaan. Teoston sopimus kattaa siis ainoastaan streamaamisen, ei äänitemusiikin käyttämistä opinnäytetöissä. Teoston ja Gramexin kanta on, että jos käytetään luvanvaraista musiikkia, lupa tulisi tallentaa Theseukseen mahdollisten tekijänoikeusepäselvyyksien välttämiseksi.. Luvan tallennuksen voisi hoitaa samalla käytänteellä kuin mitä julkaisulupien osalta tehdään jo nyt. Ne tallennetaan tietueen yhteyteen omana tiedostonaan, joka näkyy vain admin-tason käyttäjille.
• Asia on siis vielä keskeneräinen ja se otetaan syksyllä uudestaan esille.
• Audiotiedostojen ja videotiedostojen PAS-siirroista on myös tullut kyselyjä. Tietoa säilytys- ja siirtokelpoisista tiedostoista löytyy tarkemmin KDK:n sivuilta:
• http://www.kdk.fi/images/tiedostot/PAS-tiedostomuodot-1.6.0.pdf

10. Syksyn laatupalavereiden päivämääristä sopiminen

• Nina Hyvönen Doodlettaa ensi viikolla syksyn ensimmäisen laatupalaverin ajankohdan. Samassa yhteydessä oli puhetta myös laatupalavereiden kokousmuistiinpanoista. Muistiot viedään KK:n julkaisuarkistowikiin, KK katsoo wikistä sopivan paikan ja lähettää linkin asianomaisille. Muistiot ovat siis julkisia, tämä pitää huomioida muistion julkaisemisessa.

11. Muut asiat

• http://submissions.theseus.fi/ -sivulla halutaan tallennuslinkki myös ylös, jotta se näkyisi heti kun sivu avataan, ilman tarvetta scrollata sivua alaspäin.