Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä, 13.12.2017

Aika: 13.12.2017 klo 10.00

Paikka: Leipätehdas, V520 Kaneli, Kaikukatu 4, 5. krs ja AC-etäyhteys

Sihteeri: Tanja Vienonen

Läsnä: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto, klo 10.40 lähtien), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Mikko Pennanen (Turun yliopisto, puheenjohtaja), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)

Etänä: Leena Byholm (Luonnonvarakeskus), Minna Liikala (THL), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto)

Poissa: Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio)

1. Kokouksen avaus

2. Versiopäivitykset, uudet palvelut ja uudet asiakkaat

  • Valto ja TamPub päivitetty uuteen versioon loka-marraskuussa
    • Julkari vielä päivittämättä  
      • THL järjestää kokouksen metadataan liittyen vielä ennen päivitystä tammikuun aikana
    • Jukurissa ei vielä mobiilikäyttöliittymää
    • Myös Kansalliskirjaston omia palveluita vielä päivittämättä
      • Fenno-Ugrica, Fragmenta Membranea ja OAI-harava
      • Varia on käytännössä päivitetty, mutta aineistonsiirto etenee julkaisuarkiston suuren koon (2TB) vuoksi hitaasti

  • Uusia julkaisuarkistoja työn alla
    • Vaasan yliopisto
    • Lappeenrannan teknillinen yliopisto
      • Projekti omaan instanssiin siirtymisessä on alkamassa, minkä yhteydessä suunnitellaan metadatan muokkausta ja yhtenäistämistä suosituksen kanssa

  • Uusia asiakkaita
    • VATT lisätään Doriaan aivan lähiaikoina

  • Tärkeimpiä uudistuksia aiempaan käytössä olleeseen DSpace-versioon:
    • Käyttöliittymä on mobiilioptimoitu
    • PDF-tiedostoista poimittujen kuvien näyttämistä käyttöliittymässä on parannettu vaihtamalla käytettyä ohjelmaa
    • Julkaisuarkiston indeksointi tehdään Solrilla
    • Discovery-moduuli tarjoaa uusia rajausvaihtoehtoja aineiston haussa ja näyttämisessä etusivulla

3. Vuoden 2018 toiminta

  • Julkaisuarkistopalveluiden tilannekatsaus Tiedonhallinnan ohjausryhmässä 29.11.2017
    • Valitettavasti ohjausryhmässä ei tällä kertaa ollut osallistujia yliopistokirjastoista
    • Ohjausryhmässä sovittiin, että kysymys Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmän toimikaudesta otetaan käsittelyyn ensi vuonna
      • Osallistumiskausi asiantuntijaryhmissä on useimmiten kolme vuotta, mikä on osalla tämän ryhmän jäsenistä tullut täyteen syksyllä 2017

  • Vuoden 2018 tavoitteita:
    • Viedään versiopäivityskierros loppuun (Julkari jäljellä)
      • Julkarin päivitys helmikuussa sopii THL:lle
      • Seuraava versiopäivitys tehdään todennäköisesti DSpacen versioon 7 tai 8, riippuen siitä miten ne valmistuvat
      • DSpace 7:ssä uusi käyttöliittymä, DSpace 8:ssa mahdollisesti myös uusi datamalli

    • Asiakaskohtaisia projekteja vanhoille ja uusille asiakkaille
      • Theseuksessa toiveita käyttää opiskelijaresurssia järjestelmän/apuohjelmien/etusivun kehitystyössä

    • Metadatan ja rajapintojen kehittämistä jatketaan
      • Tavoitteena saada aineistot nykyistä paremmin esille Finnan ja muidenkin metadataa haravoivien palveluiden kautta

    • Kytkentöjä muiden järjestelmien kanssa kehitetään
      • Kokotekstien tallennus julkaisuarkistoon CSC:n kehittämän Justus-palvelun kautta
        • Theseus-rukkaset keskustelleet CSC:n kanssa Justus-tallennuksesta
        • Helmikuulle on sovittu yhteinen kokous Kansalliskirjaston, CSC:n ja Theseus-rukkasten kanssa
        • Kokous on olennainen erityisesti metatiedon muokkauksen kannalta, sillä tavoitteena on, että suurin osa ammattikorkeakouluista tallentaa julkaisunsa Theseukseen Justus-lomakkeen kautta (opinnäytteet tallennetaan edelleen omalla erillisellä lomakkeella)
      • Kokotekstien tallentaminen julkaisuarkistoon Converis-tutkimustietojärjestelmästä (TY, ÅA, LUT)
        • Converis-kytkennästä on keskusteltu, mutta tarkkaa suunnitelmaa ei ole vielä tehty
        • Converiksen ylläpito ja kehitystyö ovat useimmiten organisaatioiden IT-palvelujen vastuulla, minkä vuoksi prioriteettitasot vaihtelevat

    • Seurataan kansainvälistä kehitystyötä (mm. DSpace 7)

    • Selkiytetään pitkäaikaissäilytykseen, pysyvään saatavuuteen ja pimeään arkistointiin liittyviä palvelukonsepteja

4. Metadatasuositus

  • Metadatasuosituksen päivittäminen
    • Kokemuksia suosituksen soveltamisesta on alkanut vähitellen kertyä, mistä on seurannut kenttien selvennys- ja muutostarpeita
    • Kiwiin luotu sivu muutoksia kaipaavista kentistä ja mahdollisista lisättävistä kentistä: https://www.kiwi.fi/x/YCEvBQ
    • Suosituksen päivittämisestä on hyvä keskustella laajemmin, mukana voisi mahdollisuuksien mukaan olla ainakin tämä asiantuntijaryhmä ja suosituksen kokoamisessa mukana olleet asiantuntijat
    • Tapaamista suunniteltu suosituksen julkaisun vuosipäiväksi 28.2.2018
      • Tapaamiselle kannattaa varata aikaa aamupäiväksi jo nyt, kutsu tulee myöhemmin
      • Etäyhteyskin on mahdollinen osallistumistapa, mutta toivotaan että suurin osa osallistuisi tapaamiseen paikan päällä

  • Metadatasuositukseen ja Dublin Coreen liittyvissä kysymyksissä voi lähettää sähköpostia uuteen palveluosoitteeseen: dc-posti@helsinki.fi tai suoraan Tanja Vienoselle

5. EU:n tietosuoja-asetus ja julkaisuarkistojen tietosuojaselosteet

  • Selvitetään Kansalliskirjaston ja asiakkaiden roolit selosteiden laatimisessa

  • Prosessi on käynnissä Kansalliskirjaston järjestelmien osalta, vastuuyksikkönä kirjastoverkkopalvelujen Tietojärjestelmät-yksikkö
    • Tietosuojaan liittyvät asiat selvityksen alla, käsittely on vielä kesken
    • Helsingin yliopiston tietosuojavastaavana toimiva juristi Jarkko Reittu mukana asiantuntijana

  • Kansalliskirjaston palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen osalta tietosuojaselosteet tehdään yhdessä organisaatioiden kanssa
    • Kansalliskirjastosta ollaan yhteydessä sopimusasiakkaisiin (Nina Hyvönen)
    • Asioiden käsittely on vielä kesken, vastuita pohditaan
    • Järjestelmät käsitellään kokonaisuuksina, ei yksittäisinä julkaisuarkistoina
    • Todennäköisesti organisaatioiden omat juristit ottavat yhteyttä, jos näkevät että siihen on aihetta
      • Kirjastojen tulee tietää mitä järjestelmiä heillä on käytössä, koska organisaatioiden IT-palvelut eivät välttämättä ole näistä tietoisia

  • Organisaatioiden omilla palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen tietosuojaselosteiden teko on organisaation omalla vastuulla

  • Selosteiden tulee olla valmiita viimeistään 25.5.2018

  • Suunnitelmissa on tehdä tietosuojaselosteelle pohjalomake, jotta julkaisuarkistojen selosteet ovat yhtenäisiä

  • Sovittiin, että pidetään tietosuoja-asia esillä asiantuntijaryhmässä kevään ajan, kunnes asia on selvä
    • Lassi Lager vie julkaisuarkistojen asiaa eteenpäin Tietojärjestelmät-yksikölle

6. Sähköisten opinnäytteiden arkistointiohje korkeakouluille

  • Arkistointiohje löytyy Julkaisuarkistopalvelujen asiakaswikistä: https://www.kiwi.fi/x/cRgvBQ

  • Aihetta käsiteltiin myös Kirjastoverkkopäivien yhdessä työpajassa

  • Mirja Nojonen Jyväskylän ammattikorkeakoulusta on kommentoinut ohjetta, tarvittavat muutokset tehdään asiakaswikiin

  • Tietosuojaan liittyvät asiat lisätään ohjeeseen myöhemmin, kun asiat selviävät

  • Ohjeessa on huomioitu turvaluokitettuihin opinnäytteisiin liittyvät rajoitukset
    • Jos opinnäyte on salassa pidettävä tietyn ajan, sen julkaisemiseen pitää saada lupa tekijältä jo opinnäytteen tallennusvaiheessa (myöhemmin tekijää voi olla vaikea tavoittaa)
    • Ei-julkaistujen opinnäytteiden vienti PAS:iin on vielä selvitettävä yhdessä Kansallisarkiston kanssa
      • Tutkimus-PAS voi olla kevyempi ratkaisu, mutta koko prosessi vaatii laajemman keskustelun
      • PAS on tärkeä asia ja vastuut tulee siksi selvittää tarkkaan
    • Huomioitavaa: opinnäytteestä tulisi aina olla tallennettuna kokonaan julkinen versio
      • Opinnäytteessä oleva salassa pidettävä aineisto on erotettava luotettavasti julkisesta versiosta
      • Laureassa turva-alan opinnäytetöissä jonkin verran osittain salassa pidettäviä töitä, ei ole tarkempaa tietoa kuinka paljon niistä jätetään pois

  • Lassi Lager päivittää asiakaswikissä olevan ohjeen 1.1-versioon

  • PDF-tiedostojen konvertoimista PDF/A-muotoon on testattu PAS-palvelussa ja näyttäisi siltä, että valtaosassa tapauksista konversio onnistuu julkaisuarkistoon tallentamisen jälkeenkin ilman, että tietoa katoaa
    • Poikkeuksena multimedia- tai interaktiiviset tiedostot, joista tietoa saattaa kadota paljonkin (tallentuu vain yksi tiedoston taso eikä kaikki)
    • Paras ratkaisu PAS:in kannalta on tallentaa tiedostot alun perin PDF/A-muodossa, jotta kaikki informaatio säilyy tiedostossa
    • Hyvien ja yksinkertaisten tallennusohjeiden teko opiskelijoille/opinnäytteiden tallentajille on tärkeää, jos päädytään suosittelemaan PDF/A-tallennusta
    • Jos organisaatiossa tunnistetaan mahdollisia hankalia tapauksia, niiden PDF/A-konversiota kannattaa testata pistokokein

  • Opinnäytteiden arkistoinnista puhuttaessa selvennettiin vielä, että PAS-palvelu on ensisijaisesti säilytyspaikka, julkaisuarkistoissa on käyttökopiot
    • PAS:in hakumahdollisuudet ovat toistaiseksi hyvin rajatut, vaikka niitä kehitetään jatkuvasti
    • Julkaisuarkistoissa olevaa aineistoa ei kannata poistaa, vaikka paineita siihen olisi aineiston iän vuoksi
    • Opinnäytteiden PAS-arkistointia ei ole vielä varmistettu, minkä vuoksi organisaatioiden on tärkeää huolehtia aineiston lyhyen aikavälin säilytyksestä

7. Muut asiat

8. Seuraava kokous

Seuraava kokous järjestetään 21.3.2018 klo 10-12 Leipätehtaalla ja etäyhteydellä

 


 

  • No labels