Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä, 3.10.2017
Aika: 3.10.2017 klo 10.00
Paikka: Leipätehdas, Kaneli V520, Kaikukatu 4, 5. krs ja AC-etäyhteys
Sihteeri: Tanja Vienonen
Läsnä: Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Mikko Pennanen (Turun yliopisto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)
Etänä: Minna Liikala (THL), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Ilkka Nokelainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)
Poissa: Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Teemu Makkonen (AMKIT-konsortio), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu)
1. Kokouksen avaus
2. Versiopäivitysten eteneminen
- Jukuri, Lauda, Theseus ja Doria päivitetty DSpace 5.6:een syyskuun loppuun mennessä
- Dorian päivitys sujui hyvin, vaati vain pieniä muutoksia
- Esikatselukuvat otettiin käyttöön päivityksen myötä
- Tiedostojen latausmääriä seurataan SimpleStats-ohjelmalla ja sivuilla käyntejä Google Analyticsilla
- Lisäksi seurataan kuinka tarkasti tiedostojen lataus näkyy Google Analyticsissa
- DSpace-järjestelmän oma tilastointiohjelma on resurssisyöppö, siksi sitä ei käytetä
- Ohjeiden päivittäminen vielä kesken, esim. hakuohjeet korjattava (haun voi nykyään kohdistaa kaikkiin kenttiin)
- Turun yliopiston UTUPub avattiin suoraan DSpace 5.6 -versioon 1.9.2017
- Turun yliopiston Doriasta poistumisen tarkka ajankohta on vielä selvittämättä
- Kahden instanssin käyttö voi hämmentää asiakkaita
- Päivitys sujui hyvin, käyttöönoton jälkeinen palaute on ollut positiivista, ”Parempi kuin Doria”
- Siirtoa edeltänyt metadatan yhtenäistäminen oli hyvä asia
- Valto, TamPub ja Julkari vielä päivittämättä
- Valtioneuvoston Valto-julkaisuarkiston päivitystä on valmisteltu, varsinainen julkaisu riippuu asiakkaan aikatauluista
- Tampereen yliopiston TamPub-julkaisuarkisto seuraavana päivitysvuorossa
- TamPubin ja Julkarin metadatan korjaus on vielä kesken
- Viimeisen julkaisuarkiston (Julkari) päivittäminen saattaa siirtyä vuodenvaihteen yli
- Tammi-helmikuu sopii THL:lle Julkari-julkaisuarkiston päivittämisajaksi, koska metadatan korjaus vie vielä jonkin aikaa
- Metadatasavottaan kokoonnuttava julkarilaisten kanssa ennen päivitystä
- Vaasan yliopisto on tulossa julkaisuarkistoasiakkaaksi omaan instanssiin, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus tulossa mukaan Doriaan
- Viime aikoina sattuneet Theseus-julkaisuarkiston öiset kaatumiset eivät todennäköisesti liity versiopäivitykseen, asiaa seurataan aktiivisesti
- Theseukseen lisätty automaattinen seuranta-skripti, joka käynnistää palvelun uudelleen jos se ei saa vastausta 5-10 minuutissa
- Katkot olleet yöaikaan pidempiä, koska päivällä katkot huomataan nopeasti
- Palautetta tulee paljon suuren käyttäjämäärän johdosta
3. Metadatasuositus
- Suositusta esitelty syksyn aikana ATT-webinaarissa ja Kuvailun tiedotuspäivässä
- Kimmo Borg Åbo Akademista ottanut yhteyttä Mikko Pennaseen asian tiimoilta
- Myös Åbo Akademin suunnitelmissa julkaisuarkiston metadatan korjaaminen
- Converis-konversion mahdollisuus selvittelyssä
- Metadatan haravointi onnistuu ainakin kertaluontoisesti
- Laajempi yhteistyö Converis-organisaatioiden kesken sai kannatusta
- Converis-yhteyden kehittäminen ilmeisesti helpompaa omassa julkaisuarkisto-instanssissa
- Julkaisuarkistopalveluissa keskitytään tulevaisuudessa metadatan yhtenäistämiseen ja muihin järjestelmiin tarvittaviin yhteyksiin
- Theseuksen metadatan korjaaminen massamuutoksena, syöttölomakkeen tiedot korjattava
- Minna Marjamaa ja Tiina Tolonen ovat pian yhteydessä Tanja Vienoseen
- Yhteensopivuus Finnan kanssa (mm. julkaisutyypit)
- Finnasta otettu yhteyttä mm. käytettyjen aineistotyyppien kartoittamiseksi
- Kansainvälinen yhteensopivuus metadatassa tärkeää jo pelkästään haravointien vuoksi
- Käytännössä metadatan yhtenäistäminen voidaan toteuttaa ensi vuoden puolella, helmikuusta lähtien
- Julkaisuarkistopalveluihin saatujen lisäresurssien ansiosta tilanne vaikuttaa valoisammalta kuin aiemmin
- Omassa instanssissa voi tehdä korjauksia helposti massaeditorilla, Doriassa metadataa voi korjata kun pyytää haluttujen aineistojen kuvailutiedot csv-tiedoston palveluosoitteesta
- Ohjeet massaeditorin käytöstä asiakaswikissä: https://www.kiwi.fi/x/EpW6Ag
- Suosituksen päivittäminen
- Päivityssyklistä ja siihen liittyvistä yksityiskohdista keskustellaan kirjastoverkkopalveluissa myöhemmin, asia selvinnee ennen seuraavaa kokousta
- Olisi hyvä, jos suosituksen päivittämisessä olisi mukana myös Kansalliskirjaston ulkopuolisia asiantuntijoita
4. Muut asiat
- Julkaisuarkistopalveluiden palveluosoitteiden uudistus suunnitteilla
- Jiran tai Efecten tikettijärjestelmän käyttöönottoa suunnitellaan, tämä ennakkotietona asiantuntijaryhmälle
- Mietinnässä erilliset palveluosoitteet loppukäyttäjille ja organisaatioasiakkaille
- Nykyiseen tulee paljon roskapostia, uusi osoite tulisi organisaatioasiakkaille tämän karsimiseksi
- Palveluosoitteen laajempi käyttö karsii viestien katoamista henkilökohtaisiin sähköposteihin, jotta postit eivät jää lomien tms. vuoksi lukematta
- Asiasta tiedotetaan kun se saadaan selvitettyä
- Kesän konferenssit:
- Open Repositories 2017 26.-30.6. Brisbanessa, Australiassa
- Tanjalla oli esitys metadatasuosituksesta
- Tietolinjassa konferenssiraportti, jossa Anis Moubarikin teksti DSpace 7:sta
- Seuraava OR2018-konferenssi järjestetään Bozemanissa, Montanassa
- CERNin järjestämä OAI10 Genevessä juhannusviikolla
- Konferenssin yhteydessä DSpace-päivä, jossa esiteltiin myös Kansalliskirjaston palveluita
- DSpace 6:n kehittäminen on vaatinut edelleen resursseja, mikä on hidastanut DSpace 7:n kehitystyön etenemistä
- Kansalliskirjaston DSpace-palvelut päivitetään todennäköisesti seuraavan kerran versioon 7.x, mutta vasta sitten kun siitä on saatu riittävän vakaa versio
- Kirjastoverkkopäivät 24.-26.10.2017
- Ks. ohjelma
- Etäyhteydet pystytään järjestämään vain osaan rinnakkaissessioista
- Luvassa mm. työpaja opinnäytteiden arkistoinnista
- Vesa-Matti Ovaska kertoo Kansallisarkiston opinnäytteiden arkistointia koskevista linjauksista
- Minna Marjamaalta tulossa lyhyt esitys ammattikorkeakoulujen opinnäytteiden arkistoinnin nykytilanteesta
- SYN:in edustajat kertovat yliopistojen tilanteesta
- Työpajan tavoitteena koota mahdollisimman yksiselitteinen suositus opinnäytteiden arkistoinnista
- Erikoiskirjastojen puolelta uusi edustaja asiantuntijaryhmään: Luonnonvarakeskuksessa työskentelevä Leena Byholm
- Tulevaisuudessa olisi hyvä keskustella otetaanko asiantuntijaryhmässä käyttöön osallistumiskaudet tai jonkinlainen sykli jäsenille
5. Seuraava kokous
- 13.12.17 klo 10-12 etäyhteydellä ja Leipätehtaalla